CARMEN Fleet Manager
Zarządzanie flotą samochodową i jej kosztami w jednym systemie
CARMEN Fleet Manager
Zarządzanie flotą samochodową i jej kosztami w jednym systemie
CARMEN
Kluczowe cechy programu do zarządzania flotą pojazdów CARMEN
Ewidencja pojazdów
Szczegółowe dane pojazdach oraz rejestr historii użytkowania pojazdów przez pracowników. Wykorzystuje aplikację mobilną do usprawnienia procesu przekazywania pojazdu, zapewniającą lokalizację uszkodzeń i oraz pełną dokumentację zdjęciową.
Pilnowanie terminów i liczników czynności cyklicznych
takich jak badania techniczne, przeglądy, UDT czy wymiany opon. Monitorowanie ich ważności i przypominanie o konieczności ich przedłużania.
Zarządzanie kosztami floty
Ewidencja, analiza i raportowanie kosztów związane z użytkowaniem pojazdu pozwala na skuteczne zarządanie kosztami floty. Importuje faktury z firm leasingowych, serwisowych i ubezpieczeniowych. Rozlicza VAT i KUP zgodnie z obowiązującym prawem. Dostarcza zaawansowanych raportów finansowych w tym analiz za pomocą metody Total Cost of Ownership (TCO).
Monitorowanie pełnego procesu funkcjonowania pojazdu w firmie
od potrzeby nowego pojazdu po oferty -> zamówienie -> zakup/leasing/wynajem -> użytkowanie pojazdu -> sprzedaż/zakończenie leasingu-wynajmu
Umowy leasingu i wynajmu pojazdów
oraz rozliczanie kosztów związanych z tymi umowami, włączając w to obowiązujące od 1 stycznie 2026 limity kosztów
Faktury z firm leasingowych i wynajmujących samochody
Importuje faktury z firm leasingowych i wynajmujących samochody. Rozlicza VAT i KUP zgodnie z obowiązującym prawem.
Polisy i szkody
Nadzoruje polisy i rozlicza ich koszty. Importuje pliki polis i ich kosztów. Kontroluje ważności polis i przypomina o konieczności ich przedłużania. Ewidencjonuje szkody i pomaga w procesie ich likwidacji.
Interpretacja danych z systemów GPS
Pobiera dane z systemów GPS i wykorzystanie je w bieżących czynnościach pracy programu do zarządzania pojazdami. Gwarantuje to poprawne stany liczników podczas przekazywania pojazdu czy stany licznika podczas tankowania pojazdu albo ładowania akumulatorów . Poprawne stany liczników to prawdziwa informacja o zużyciu paliwa pojazdu lub zużyciu prądu.
Faktury z koncernów paliwowych
Importuje faktury z koncernów paliwowych (Orlen, BP, Shell, UTA, DKV). Rozlicza VAT i KUP zgodnie z obowiązującym prawem. Kontroluje zużycia paliwa.
Kontrola i raportowanie zużycie paliwa
zarówno w pojazdach używających paliwo klasyczne jak i te z napędem elektrycznym. Raportuje tankowania zgodnie z polityką samochodową firmy np. tankowania podczas świąt i weekendów oraz urlopów.
Planowanie i monitorowanie budżetu floty
dzięki planowaniu wydatków dla grup kosztów takich jak paliwo, naprawy, opony, leasingi i wynajmy oraz porównywaniu ich z rzeczywistymi kosztami w tych grupach.
Rezerwacja pojazdów i optymalizacja ich wykorzystania
Dzięki rezerwacji pojazdów dyspozycyjnych i wykorzystania różnych procesów akceptacji rezerwacji dostosowuje ją do polityki samochodowej firmy.
Zarządzanie miejscami parkingowymi
Tworzy parkingi i miejsca parkingowe. Rejestruje historię ich użytkowania.
Zapewnienie mobilności
Aplikacja mobilna zwiększa efektywność operacyjną, automatyzuje proces zarzadzania (jak elektroniczne protokoły przekazania pojazdów, oględziny / inspekcje pojazdów czy zgłaszania i dokumentację szkód). Zapewnienia administratorom floty i kierowcom dostęp do danych potrzebnych podczas eksploatacji pojazdów w czasie rzeczywistym.
Zarządzanie użytkownikami pojazdów
Obejmuje prawny punkt widzenia użytkowania pojazdów firmowych. Dotyczy szkoleń/badań, oświadczeń i dokumentów pracowników. Mechanizm bazuje na założeniu, że użytkowanie pojazdu wymaga dokonywania jednorazowych lub okresowych szkoleń / badań. Oświadczenia to umowy między właścicielem pojazdu, a pracownikiem jako użytkownikiem tego pojazdu, które opisują zasady użytkowania oraz rozliczania pojazdu.
Integracja z systemami ERP
w celu cyklicznej aktualizacji danych pracowników, ich przynależności do struktur firmy oraz nieobecności w pracy. W rozwiązaniach z podłączeniem do systemów finansowych przygotowuje dekrety faktur i przesyła je do księgowania.
Pobieranie danych z systemu CEPiK
w celu cyklicznej lub na życzenie aktualizacji danych pojazdów w zakresie ważności badań technicznych.
Program CARMEN ma budowę modułową. Standardowy system składa się z modułów podstawowych. Może być rozszerzony o moduły dodatkowe, moduły aplikacji WWW i aplikacji mobilnej.
Moduły podstawowe
Moduły podstawowe
Pojazdy
To podstawowy moduł systemu zarządzania flotą Carmen. Zadaniem modułu jest ewidencja pojazdów oraz udostępnianie w jednym miejscu danych związanych z pojazdami, także tych pochodzących z innych modułów np. historii użytkowania pojazdu, dokumentów zakupu i sprzedaży, umów leasingu i wynajmu, polis i szkód, kosztów. Umożliwia analizę i raportowanie pojazdów.
Użytkownicy
Zadaniem modułu jest ewidencja danych dotyczących pracowników oraz przedstawienie i raportowanie w jednym miejscu wszystkich danych związanych z pracownikami, m.in.: historii użytkowania pojazdów, szkód, kosztów, posiadanym wyposażeniu, wykorzystaniu pojazdów służbowych do celów prywatnych.
W zaawansowanych rozwiązaniach dane pracowników, ich przynależność do struktur firmy i nieobecności w pracy pobierane są automatycznie z systemów HR. Dzięki temu dane w systemie, raporty i analizy zawsze są poprawne (np. dekrety faktur).
Organizacja i struktura firmy
Moduł ten odpowiada za odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy oraz przypisanie użytkowników i pojazdów do tej struktury.
Historia użytkowania. Przekazania i zdania pojazdów
Moduł odpowiada za proces przekazywania i zdawania pojazdów. Wykorzystanie aplikacji mobilnej umożliwia wykonanie operacji bezpośrednio przy pojeździe. Zarejestrowane uszkodzenia i zdjęcia stanowią uzupełnienie wykonanej operacji.
Koszty floty
Moduł umożliwia rejestrację ręczna lub automatyczna (importy) kosztów eksploatacji pojazdów, wg podziału na ich rodzaje wraz z odnotowaniem stanu licznika i daty/godziny operacji, określenie sposobów rozliczania VAT, rozliczania KUP/NKUP oraz raportowania tych kosztów w wielu płaszczyznach, np.: pojazdy, użytkownicy, MPK-i.
Pozwala na przygotowywanie dekretów księgowych.
Importy faktur kosztowych
Moduł realizuje importy faktur zbiorczych za paliwo, leasingi i wynajmy, naprawy i usługi oponiarskie przy pomocy dedykowanych importów. Podczas importu koszty przypisywane są do pojazdów, pracowników, MPK, rodzajów kosztów i kont księgowych. Operator ma do dyspozycji także import uniwersalny faktur, za pomocą którego sam może stworzyć plik i zaimportować fakturę.
Umowy leasingu i wynajmu oraz zakupu i sprzedaży pojazdów
Dzięki modułowi możemy określić pochodzenia pojazdu (np. własny, leasingowany, wynajmowany), zdefiniowanie oraz kontrolowanie stanu umów, aneksów, elementów umów oraz kosztów z nimi związanych. Umożliwia szczegółową ewidencję danych o umowie oraz wykonywanie analiz i raportów związanych z kosztami umów.
Rozliczanie kosztów VAT i KUP umów leasingu, wynajmu i zakupów pojazdów
Moduł umożliwia rejestrację ręczna lub automatyczna (importy) faktur związanych z leasingami, wynajmami i zakupami pojazdów zgodne z obowiązującymi przepisami. Rozlicza VAT i dzieli koszty KUP/NKUP wg obowiązujących limitów (w tym nowych obowiązujących od 2026 roku limitów 100/200 tys. PLN) oraz raportuje faktury i umowy. Rozliczanie obejmuje także polisy pojazdów ubezpieczonych powyżej obowiązujących limitów.
Audyt floty
Moduł umożliwia określanie stanu floty w określonym dniu czy między określonymi datami. Dla wybranych pojazdów dostępne są wszystkie analizy, raporty i zestawienia.
Opony
Moduł opony umożliwia gospodarkę oponami i kontrolę ich zużycia, a także rejestrację kosztów związanych z oponami (np. zakupu, wymian, napraw).
Polisy i szkody
Moduł umożliwia rejestracją polis, kontrolą ich ważności, ewidencję szkód, kosztów z nimi związanych oraz odszkodowań. Zapewnia także rozliczanie szkód.
Oględziny / inspekcje pojazdu i uszkodzenia
Moduł daje możliwości kontrolowania uszkodzeń pojazdów. Uszkodzenia wprowadzane są m. in. podczas przekazań pojazdu czy rejestracji szkód. Dają nam aktualny obraz stanu pojazdów. Mogą być wzbogacone o podłączone zdjęcia. Aplikacja mobilna daje możliwość wykonywania oględzin przy pojeździe, w tym wykonywanie zdjęć.
Wyposażenie pojazdu
To moduł zapewniający ewidencję wyposażenia pojazdu (np. winda, gaśnica, CB radio), kontrolę terminów badań i przeglądów, rejestrację kosztów z nim związanych oraz rejestr przynależności do pojazdu wraz z zachowaniem pełnej historii instalacji.
Raporty i zaawansowane analizy
Umożliwia analitykę na dowolnie określonej płaszczyźnie (firma, region, mpk, pojazd, użytkownik) oraz poziomie szczegółowości. Operator do swojej dyspozycji otrzymuje raporty i analizy, w tym zaawansowane analizy na potrzeby działu finansowego. Dostępne są także zestawienia i analizy graficzne.
Karty płatnicze (flotowe i serwisowe)
Moduł umożliwia ewidencję kart płatniczych wykorzystywanych przez koncerny paliwowe do identyfikacji pojazdów podczas tankowań na stacjach paliw tych koncernów (np. ORLEN, BP, SHELL). Podczas importów danych z tych stacji koszty przypisywane są automatycznie do tych kart.
Importy zasobów
Dzięki modułowi możliwe jest zasilanie systemu danymi podstawowymi podczas procesu wdrażania, a także podczas eksploatacji systemu. Dostępne są dedykowane importy, w tym: importy danych związanych z pojazdami, m.in.: pojazdy, polisy, szkody, opony, umowy leasingu i wynajmu, pracowników, nieobecności oraz dostawców usług flotowych.
Paliwo i analityczne karty drogowe
Moduł pozwala na kontrolę kosztów, ilości i średniego zużycia paliwa oraz analizuje miesięczne przebiegi. Udostępnia szeroki wachlarz raportów i analiz dotyczących miedzy innymi tankowań weekendowych, urlopowych, niezgodnych z rodzajem paliw przypisanych do pojazdu oraz wykonywaniu analiz ilościowych zakupionego paliwa.
Ochrona środowiska
Moduł umożliwia rozliczenie emisji spalin wg stawek określonych w Dzienniku Ustaw.
Certyfikaty przypominacze
Moduł umożliwia, w sposób zautomatyzowany lub manualny, przypominanie o zbliżających się terminach, np. badania technicznego, przeglądu okresowego, kończącej się ważności polisy itp.
Wiadomości i mailowanie
Moduł umożliwia bezpośrednie mailowanie do wyróżnionych pracowników czy użytkowników pojazdów oraz wysyłanie wiadomości mailowych w zastępstwie protokołów wydania czy zwrotu pojazdu, wyposażenia.
Dokumenty pojazdów i pracowników
Umożliwia rejestrację dokumentów, w tym dokumentów użytkownika i pojazdu, wraz z określeniem ich ważności oraz podłączeniem plików. Możliwe jest podłączanie dokumentacji w postaci plików (PDF, XLS, DOC, zdjęcia) w celu późniejszego wykorzystania.
Nieobecności i urlopy
Moduł umożliwia ewidencję nieobecności pracowników. Nieobecności mogą być dodawane, importowane lub pobierane automatycznie z systemu HR (dla rozwiązań z automatycznym pobieraniem). Nieobecności są wykorzystywane do raportowania kosztów (w tym tankowań) podczas nieobecności.
Badania i szkolenia użytkowników pojazdów
Moduł umożliwia ewidencję i planowanie badań/szkoleń pracowników, przypomina osobom odpowiedzialnym za badania i szkolenia o konieczności dokonania kolejnych. Umożliwia wysyłanie powiadomień do pracowników o zbliżających się terminach. Dzięki konfiguracji informuje o potrzebach i brakach badań/szkoleń wymaganych do użytkowania określonych pojazdów.
Mandaty
Moduł umożliwia ewidencję mandatów, realizuje proces powiadamiania pracowników oraz komunikację z organami odpowiedzialnymi za wystawianie mandatów.
Limity
Moduł umożliwia określanie limitów miesięcznych i rocznych np. limit na ilość litrów paliwa czy wybranych kosztów (np. płynów do spryskiwaczy czy paliwa), przejechanych km dla pojazdów oraz użytkowników pojazdów, a następnie szybkie wyszukiwanie przekroczeń.
Rozliczenia ustawowe i dedykowane
Moduł umożliwia wykonywanie rozliczeń ustawowych (np. obciążenia za użytkowanie pojazdów służbowych do celów prywatnych) oraz określanie limitów (np. limit na ilość litrów paliwa, przejechane km) użytkownikom pojazdów, a następnie generowanie obciążeń.
Planowanie wymiany pojazdów
Moduł umożliwia przeprowadzenie symulacji wymiany pojazdów na podstawie wcześniej określonych kryteriów, np. przewidywany przebieg względem czasu użytkowania.
Oferty zakupu/wynajmu i zamówienia pojazdów
Moduł umożliwia rejestrację i ocenę ofert zakupu/wynajmu pojazdów oraz tworzenie zamówień zakupu /wynajmu. Daje to możliwość zamknięcia procesu: potrzeba nowego pojazdu -> oferty -> zamówienie -> zakup/leasing/wynajem -> użytkowanie pojazdu -> sprzedaż/zakończenie leasingu-wynajmu.
Możliwe jest tworzenie dokumentów zamówień na podstawie własnych wzorców dokumentów.
Oświadczenia użytkowników pojazdów
Moduł umożliwia ewidencję i kontrolowanie oświadczeń pracowników wymaganych do użytkowania określonych pojazdów. Dzięki konfiguracji informuje o potrzebach i brakach oświadczeń.
ADO/RODO
Moduł Administracja Danymi Osobowymi spełnia wymagania rozporządzenia MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, w szczególności § 7 ww. rozporządzenia jak również dyrektywie unijnej RODO pod kątem przetwarzania danych osobowych.
Uprawnienia operatorów systemu
Moduł uprawnień umożliwia precyzyjne przypisanie praw Operatorom systemu (podgląd, dodawanie, usuwanie, edytowanie) do wybranych elementów tematycznych (np. pojazdy, polisy, szkody) oraz do zasobów (np. pracownicy i pojazdy).
Interfejs
Charakteryzuje go, typowy dla systemu Carmen, intuicyjny i przyjazny interfejs. Zastosowano w nim szereg nowatorskich rozwiązań umożliwiających łatwe wprowadzanie danych oraz szybki dostęp do wybranych informacji. Możliwość pracy na wielu widokach daje jednoczesny dostęp do wielu modułów oraz dodawania, podglądania i edytowania danych. Wykonywanie operacji grupowych usprawnia i przyspiesza pracę, zwłaszcza w przypadku modyfikacji danych. Szerokie możliwości konfiguracyjne oraz tworzenie profili umożliwiają dostosowanie zawartości widoków oraz sposobu wyświetlania informacji do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika systemu. Automatyczna kontrola statusów eliminuje błędy ludzkie podczas wprowadzania newralgicznych danych.
Aplikacja WWW
Aplikacja Carmen WWW umożliwia szybki dostęp do wybranych informacji w postaci widoków i raportów oraz dodawania wybranych zdarzeń użytkownikom pojazdów i ich przełożonym, którzy nie wymagają dostępu do funkcjonalności systemów „desktopowych”. Dostęp do danych zależy od uprawnień pracownika.
Rezerwacje pojazdów dyspozycyjnych
Moduł zapewnia dodawanie i modyfikacje rezerwacji pojazdów dyspozycyjnych, realizuje proces akceptacji, wydawanie i zdawanie pojazdów. Wydawanie i zdawanie pojazdu może być realizowane w wersji mobilnej.
Wersja polsko – angielska
Aplikacja Carmen WWW pracuje w wersji polskiej i angielskiej dla wszystkich opcji. Oznacza to, że użytkownik aplikacji może w dowolnym momencie zmienić język w jakim pracuje aplikacja.
Aplikacja mobilna
CARMEN Mobile umożliwia administratorom floty i użytkownikom pojazdów dostęp do danych pojazdów oraz wykonywanie czynności operacyjnych bezpośrednio przy pojazdach. Zakres funkcjonalny aplikacji zależy od potrzeb.
Aplikacja administratora i kierowcy
Dostępne są dwa modele aplikacji mobilnej: aplikacja administratora floty i kierowcy,. W aplikacji administratora dostępne opcje zależne są od uprawnień. Aplikacja kierowcy zawiera standardowe elementy określane podczas wdrożenia.
Przekazanie i zdanie pojazdu
Podczas przekazania pojazdu wszystkie potrzebne dane uzupełniają się automatycznie. Możliwe jest złożenie podpisów na ekranie smartfonu zarówno przez pracownika odbierającego lub zwracającego pojazd, jak i administratora floty. Podczas operacji przekazania można także dodać zdjęcia i zaznaczyć uszkodzenia. Po akceptacji pojazd natychmiast zmienia status w bazie danych, a podpisany protokół przekazania pojazdu stanowi załącznik wykonanej operacji.
Oględziny pojazdu
Oględziny dają możliwość zaznaczenia uszkodzeń i wykonania zdjęć pojazdu w wybranym momencie.
Dostęp do danych pojazdu
Administrator floty ma zawsze natychmiastowy dostęp do danych ewidencyjnych i historycznych pojazdów i użytkowników pojazdów.
Aktualizacja certyfikatów
Zaraz po wykonaniu czynności okresowych (np.: badania techniczne, przeglądy) możemy potwierdzić wykonanie i wprowadzić planowane daty i liczniki kolejnych.
Spis kontrolny liczników
Wprowadzenie licznika w określonym czasie aktualizuje dane pojazdu.
Sprawdzanie prawa jazdy
Skanowanie prawa jazdy, dodawanie do bazy danych oraz sprawdzanie ważności w systemie CEPiK.
Pobieranie dowodu rejestracyjnego i polisy
Użytkownik pojazdu lub pracownik floty może pobrać z bazy danych skan dowodu rejestracyjnego lub aktualnej polisy pojazdu zgodnie z prawami lub tylko aktualnie użytkowanego.
Pobieranie formularzy
Użytkownik pojazdu lub pracownik floty może pobrać z bazy danych standardowe formularze, np. dotyczące użytkowania pojazdu poza granicami.
Rejestracja szkody
Użytkownik pojazdu może zarejestrować w bazie wystąpienie szkody pojazdu wraz z opisem i zdjęciami uszkodzeń z miejsca zdarzenia.
Potwierdzanie wykonania zadania flotowego (opcja)
Użytkownik pojazdu lub pracownik floty może mieć przydzielone zadania do wykonania (np. wykonanie badania technicznego pojazdu lub wymianę opon). W wersji mobilnej potwierdza wykonanie. Jest to element modułu Centrum obsługi (patrz opcje dodatkowe).
Moduły dodatkowe
Moduły dodatkowe stanowią rozszerzenie systemu Carmen zarówno jako nowe funkcjonalności, jak i funkcjonalności znacznie rozszerzone względem modułów podstawowych. Wiele z nich jest powiązanych z aplikacją WWW oraz aplikacją mobilną.
Wielofirmowość – zarządzanie wielu firm w jednym systemie
Moduł umożliwia obsługę w systemie zarządzania flota więcej niż jednej firmy. Uprawnienia zapewniają dostęp do danych uprawnionym operatorom we wszystkich zakresach, w tym własnych pojazdów, umów i użytkowników, a wszystkie koszty oraz rozliczenia przypisywane są do określonej firmy. Każda zarejestrowana w systemie firma może posiadać własną strukturę organizacyjną i finansową (system finansowy, konta księgowe).
Rozwiązanie takie pozwala na analizę wybranych firm lub całości.
Wersja angielska
Daje możliwość wyświetlanie menu, widoków, okien, raportów i komunikatów w języku angielskim.
Aplikacja WWW 'w standardzie’ jest wersją polsko-angielską.
Rozszerzeniem wersji angielskiej i wielofirmowej jest Carmen Multi Country zapewniający zarządzanie flotami pojazdów w wielu krajach w jednym systemie.
CEPiK – zawsze aktualne dane o pojeździe
Umożliwia pobieranie danych ze strony historiapojazdu.gov.pl o stanie dowodu rejestracyjnego oraz ważności badania technicznego oraz polisy OC pojazdów.
Akceptacja i księgowania faktur
Zadaniem modułu jest integracja systemu Carmen z systemem finansowym (księgowym) firmy. Po wprowadzeniu (imporcie) faktury do Carmena, jest ona akceptowana i w określonej podczas integracji postaci trafia do systemu finansowego, gdzie polega procesowi księgowania. Cały proces odbywa się w sposób w pełni zautomatyzowany, przy minimalnej ingerencji Operatora systemu.
Podłączanie Carmena do firmowej kancelarii faktur
Faktury flotowe docierające do firmowej kancelarii faktur są kierowane do systemu zarządzania flotą Carmena. Tutaj są obrabiane. Dla faktur prostych uzupełniane są pozycja faktur, a faktury importowane do Carmena (paliwowe, leasingowe, serwisowe i inne) są podłączane do dokumentów pochodzących z kancelarii. Kompletne faktury z danymi wymaganymi do prawidłowego zaksięgowania są przekazywane do systemu finansowego.
RMK – rozliczanie międzyokresowe kosztów
Dzięki temu modułowi możliwy jest podział kosztu na miesięczne raty, księgowania kosztu w miesiącu zakupu oraz zaliczania określonych rat w kolejnych miesiącach. Procesowi mogą być poddane dowolne koszty ewidencjonowane w Carmenie. Na przykład na potrzeby modułu kosztowego możliwe jest comiesięczne przygotowywanie stosownego dokumentu dla księgowości z kosztami polis do zaksięgowania w miesiącu.
Budżet floty i pojazdu
Moduł umożliwia zaplanowanie oraz kontrolowanie realizacji założeń budżetowych w oparciu o pojazdy oraz MPK. Konfiguracja modułu zapewnia kontrolowanie wybranych kosztów oraz precyzyjne raportowanie.
GPS – pobieranie danych
Celem modułu jest interpretacja danych GPS i wykorzystanie ich w Carmenie. W tym celu wykorzystujemy dane pobierane z urządzeń zainstalowanych w pojazdach. Gdzie wykorzystujemy te dane? Podstawowe wykorzystanie to pobieranie stanu licznika przy standardowych czynnościach takich jak przekazanie / zdanie pojazdu, wymiany opon, liczniki przy tankowaniach, kontrolowanie stanu realizacji umów leasingu i wynajmu, planowanie wymian pojazdów i wiele innych.
Centrum Obsługi – sztuczna inteligencja – CRM
To rozszerzenie wspomagające zarządzanie i kontrolę realizacji zadań cyklicznych, m.in.: badań technicznych, przeglądów, opon oraz zadań bieżących, w tym: pojazdami zastępczymi i procesem likwidacji szkód. Automatycznie tworzy zadania. Realizuje powiadamianie użytkowników pojazdów, umożliwia im dostęp do zadań oraz umożliwia zarządzanie i kontrolę tych zadań. Działa na platformach: desktopowej, WWW oraz mobilnej.
Wyposażenie pracownika
Moduł umożliwia prowadzenie ewidencji wyposażenia pracowników (np. pilot do garażu, tablet, telefon), rejestrację kosztów z nim związanych oraz kontrolę przynależności do pracownika wraz z zachowaniem pełnej historii. Moduł umożliwia drukowanie protokołów przekazania sprzętu, obiegówki oraz powiadomienie użytkownika, np. poprzez e-mail, o konieczności rozliczenia się z przydzielonego urządzenia.
Parkingi
Moduł umożliwia ewidencjonowanie miejsc parkingowych firmy (np. w garażach biurowców) oraz rejestrowanie historii użytkowania tych miejsc na potrzeby pracowników, pojazdów czy struktur organizacyjnych firmy. Możliwe jest także przechowywanie planów obiektów.
Parkingi rozszerzone
Moduł oparty na definiowaniu obiektów, obszarów i miejsc parkingowych oraz praw właścicielskich do nich, nadawaniu praw zarzadzania określonymi miejscami przez określone osoby (operatorów Carmena). Przeznaczona do zarządzania w złożonych strukturach. Stanowi bazę do rozwiązania Parking Sharing pozwalającego na dynamiczne wykorzystywanie miejsc parkingowych do końca dnia (np. wolnych w dniu urlopu lub po wyjeździe z pracy stałego użytkownika miejsca parkingowego). Wykorzystuje aplikację WWW i Mobilną.
Karty TAXI
Korzystanie z usług sieci taksówkowych jest alternatywą lub uzupełnieniem dla pojazdów dyspozycyjnych, szczególnie w dużych ośrodkach miejskich. Moduł umożliwia ewidencjonowanie kart TAXI i voucherów oraz importowanie faktur od dostawców usług taxi. Podczas importu faktur koszty wyjazdów TAXI przypisywane są do pracowników, kart taxi oraz MPK.
Rozliczanie ryczałtów za użytkowanie pojazdów służbowych do celów prywatnych
Rozwiązanie realizuje proces obciążania użytkowników pojazdów służbowych za użytkowanie pojazdów do celów prywatnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W zależności od przyjętego modelu, obciążenia tworzone są na podstawie umów z pracownikiem o użytkowaniu pojazdu do celów prywatnych lub na podstawie oświadczenia pracownika i historii pojazdu (przekazania i zdania). Do miesięcznego rozliczenia tworzone są raporty lub dedykowane eksporty do systemu finansowego.
Warsztat i magazyn (mały warsztat)
Adresowany jest do firm, które potrzebują zarządzać praca własnych warsztatów i gospodarka częściami zamiennymi do pojazdów w zakresie remontu pojazdów własnych. Integralna częścią rozwiązania jest magazyn części. Podstawowym elementem jest zlecenie warsztatowe związane z pojazdem. Do zlecenia wydawane są części z magazynu i przypisywana jest praca mechaników.
Jest prostszym, wymagającym mniejszych zasobów osobowych niż system Carmen WiT.
Akumulatory
To moduł zapewniający ewidencję akumulatorów, ich parametrów i przydatności do użycia, rejestrację kosztów z nim związanych oraz rejestr instalacji w pojazdach wraz z zachowaniem pełnej historii instalacji.
Carmen wynajem wewnętrzny
CARMEN Wynajem wewnętrzny to system do zarządzania pojazdami w grupie kapitałowej. Pojazdy są kupowane albo brane w leasing lub wynajem przez jedną dedykowana do tego firmę. Następnie są wynajmowane pozostałym firmom z grupy. Bazuje na systemie CARMEN rozszerzonym o moduły:
Umowy wynajmu wewnętrznego
Zadaniem modułu jest definiowanie oraz kontrolowanie stanu umów, aneksów, elementów umów wynajmu wewnętrznego. Pozwala na szczegółową ewidencję danych o umowie oraz wykonywanie analiz i raportów związanych z wpływami z umów. Daje możliwość porównywania kosztów pojazdów i wpływów z tytułu realizacji umów.
Wielofirmowość – zarządzanie wielu firm w jednym systemie CARMEN
Moduł umożliwia obsługę w systemie więcej niż jednej firmy. Uprawnienia zapewniają dostęp do danych uprawnionym operatorom we wszystkich zakresach, w tym własnych pojazdów, umów i użytkowników, a wszystkie koszty oraz rozliczenia przypisywane są do określonej firmy. Każda zarejestrowana w systemie firma może posiadać własną strukturę organizacyjną i finansową (system finansowy, konta księgowe).
Rozwiązanie takie pozwala na analizę wybranych firm lub całości.
Dokumenty (faktury) sprzedażowe za wynajem wewnętrzny
Moduł umożliwia tworzenie ręczne lub automatyczne dokumentów (faktur) sprzedażowych na podstawie umów wynajmu wewnętrznego. Dokumenty te mogą być eksportowane i stanowić załącznik do faktur wystawianych w systemie finansowym zarządzającego wynajmem wewnętrznym.
Raportowanie i analiza floty i umów
Moduł umożliwia wykonywanie analiz porównawczych kosztów (leasing/wynajem samochodu, koszty techniczne i opony) i wpływów z wynajmu (czynsze i obciążenia za usługi ponadnormatywne).
Carmen CFM
CARMEN CFM to system do zarządzania pojazdami wziętymi w zarządzanie. Bazuje na systemie CARMEN rozszerzonym o moduły:
Umowy wzięcie w zarządzanie
Moduł prowadzi ewidencję oraz kontroluje stan umów, aneksów, elementów umów pojazdów wziętych w zarzadzanie. Umożliwia wykonywanie analiz i raportów związanych z wpływami z umów oraz porównywanie kosztów pojazdów i wpływów z tytułu realizacji umów.
Dokumenty i faktury sprzedaży usług
Moduł umożliwia tworzenie ręczne lub automatyczne dokumentów (faktur) sprzedażowych na podstawie umów wzięcia w zarządzanie. Dokumenty te mogą być eksportowane i stanowić załącznik do faktur wystawianych w systemie finansowym biorącego w zarządzanie.
Refakturowanie kosztów
Zadaniem modułu jest tworzenie dokumentów (faktur) sprzedażowych dla kosztów podlegających refakturowaniu za usługi ponadnormatywne zgodnie z zawartą umową wzięcia w zarządzanie np. koszty wymiany opon czy naprawy. Konfiguracja obejmuje rabaty dla pojazdu, upusty od dostawców, rabaty korporacyjne oraz scenariusze określające kto ponosi koszt i czy koszt podlega refakturowaniu.
Centrum Operacji – sztuczna inteligencja i CRM
To moduł wspomagający zarządzanie i kontrolę realizacji zadań cyklicznych, m.in.: badań technicznych, przeglądów, wymian opon oraz zadań bieżących, w tym: pojazdami zastępczymi i procesem likwidacji szkód. Realizuje powiadamianie użytkowników pojazdów, umożliwia im dostęp do zadań oraz umożliwia zarządzanie i kontrolę tych zadań. Działa na platformach: desktopowej, WWW oraz mobilnej.
Raportowanie pojazdów i umów
Moduł umożliwia wykonywanie analiz porównawczych kosztów ( techniczne i opony) i wpływów z tytułu zarządzania (opłaty cykliczne zgodne z umowami i obciążenia za usługi ponadnormatywne). Dostępne są także raporty wykonywane dla oddających pojazdy w zarządzanie z analizami eksploatacji pojazdów.
Carmen Multi Country
CARMEN Multi Country to wersja Carmena przystosowana do zarządzania flotami pojazdów w wielu krajach w jednym systemie. W każdym kraju może być zdefiniowanych wiele firm.
Wersja angielska
Wersja desktop pracuje w wersji polskiej i angielskiej. Wersja WWW i Mobilna może pracować w innych językach. Oznacza to, że operator Carmena może wybrać w jakim języku wyświetlają się elementy menu, opisy w oknach oraz elementy słownikowe (np. kolory nadwozia, nazwy stanowisk). Uprawnieni operatorzy odpowiadają za synchronizację słowników.
Waluty
W każdym kraju operatorzy operują w walucie jaka jest w tym kraju, posługują się własnym stawkami VAT oraz dekretują faktury we własnej walucie. Globalne raporty mogą być wykonywane w walucie rozliczeniowej (np. USD lub PLN).
Wielofirmowość – zarządzanie flot wielu firm w jednym systemie CARMEN
Moduł umożliwia obsługę w systemie więcej niż jednej firmy. Uprawnienia zapewniają dostęp do danych uprawnionym osobom wyłącznie w zakresie własnych pojazdów i użytkowników, a wszystkie koszty oraz rozliczenia przypisywane są do określonej firmy. Każda zarejestrowana w systemie firma może posiadać własną strukturę organizacyjną i konta księgowe.
Rozwiązanie takie pozwala na analizę wybranych firm lub całości.
Carmen WiT
CARMEN WiT, czyli Warsztat i Transport jest systemem bazującym na systemie Carmen. Jest kompleksowym narzędziem do zarządzania taborem samochodowym, pracami działu eksploatacji i warsztatami naprawczymi sprzętu eksploatacyjnego, rozliczania czasu pracy mechaników i kierowców oraz usług transportowych wewnątrz firmy oraz usług na rzecz innych przedsiębiorstw. Zintegrowany on-line z centralnymi systemami informatycznymi firmy gwarantuje natychmiastowy dostęp i wymianę danych o pracownikach, harmonogramach pracy, rozliczeniach pracowników, ruchach magazynowych i rzeczywistych kosztach eksploatacyjnych sprzętu.
Harmonogramy
System pracuje w ruchu ciągłym, 24 godziny na dobę. Dane o pracownikach pojawiają się w Carmenie natychmiast po ich wprowadzeniu lub zmianie w systemie kadrowym.
Przed rozpoczęciem miesiąca z systemu kadrowego pobierane są harmonogramy pracowników własnych firmy na następny miesiąc. Zmiany w harmonogramach wykonywane w Carmenie lub w systemie kadrowym przekazywane są w trybie on-line.
Dla pracowników firm zewnętrznych harmonogramy tworzone są wg zdefiniowanych harmonogramów wzorcowych, których Carmen ‚uczy się’ podczas pobierania harmonogramów pracowników własnych.
Pracownicy odpowiedzialni za zamawianie usług transportowych zamawiają usługi transportowe, które są akceptowane przez pracowników decyzyjnych działu eksploatacji zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacyjnymi. Efektem tego są zamówienia na sprzęt technologiczny kierowane do dyspozytorni eksploatacyjnych.
Dyspozytornie
Podstawą pracy systemu jest praca dyspozytorni eksploatacyjnych i warsztatowych. Pracują one w systemie zmianowym. W zintegrowanym oknie dyspozytorni szef zmiany (nazywany dyspozytorem) ma pełny obraz podległej mu jednostki struktury organizacyjnej na zmianie. Ma też dostęp do danych z przeszłości oraz do planowania pracy zmian z dni następnych.
Dla dyspozytorni eksploatacyjnej są to: stan osobowy na zmianie (zmiana podstawowa lub nadgodziny ze zmiany poprzedniej), stan sprzętu technologicznego (sprzęt sprawny, uszkodzony, remontowany), jednostkowe zamówienie na sprzęt technologiczny, stan realizacji zamówień na sprzęt oraz podgląd realizacji zleceń naprawczych własnego sprzętu w dyspozytorniach warsztatowych. W oknie realizowany jest przydział pracowników do sprzętu w celu realizacji zamówień i składane są zlecenia naprawcze sprzętu do dyspozytorni warsztatowych.
Dla dyspozytorni warsztatowej są to: stan osobowy na zmianie (zmiana podstawowa lub nadgodziny ze zmiany poprzedniej), planowane i realizowane zlecenia naprawcze na rzecz innych dyspozytorni, stan zleceń naprawczych (podzleceń) wykonywanych na rzecz innych dyspozytorni. W oknie realizowany jest przydział pracowników do zleceń naprawczych, zamawianie części w magazynach. Realizacja pobrań z magazynów realizowana jest automatycznie, dzięki on-linowemu połączeniu z zewnętrznym systemem magazynowym.
Dyspozytor może planować pracę na ‘otwartej’ zmianie lub zmianach następnych. W chwili zakończenia pracy zmiany wykonywany jest proces ‘zamykania’ zmiany. System kontroluje poprawność danych, w tym ilości godzin pracy pracowników na zmianie. Po ‘zamknięciu’ zmiany rozliczenia są wysyłane on-line do systemu centralnego i możliwe jest ‘otwarcie’ następnej zmiany w dyspozytorni. Dyspozytor ma możliwość obejrzenia dowolnej zmiany z przeszłości. Znajdzie tam pełny obraz pracy na tej zmianie: stany osobowe oraz zakres wykonywanych prac.
