CARMEN do rezerwacji samochodów on-line

Rezerwacja pojazdów poolowych często nazywana carsharingiem wewnątrzfirmowym  to proces, w ramach którego pracownicy lub uprawnione osoby mogą planować i rezerwować dostępność pojazdów na określony czas i cel. Proces ten realizowany jest za pomocą dedykowanej aplikacji internetowej lub modułu w systemie zarządzania flotą.

Głównym celem rezerwacji pojazdów poolowych nazywanych także pojazdami dyspozycyjnymi jest optymalizacja wykorzystania floty pojazdów służbowych, zapobieganie konfliktom terminów oraz ułatwienie zarządzania mobilnością w firmie lub instytucji.

Pojazdy poolowe są wydzieloną częścią pojazdów firmowych przeznaczonych do wspólnego wykorzystania. Są zgrupowane w wypożyczalniach. Mogą to być wypożyczalnie ogólnofirmowe jak i wypożyczalnie dedykowane do wybranych działów firmy.

Program do rezerwacji pojazdów poolowych jest ważnym elementem nowoczesnego zarządzania flotą samochodową. Rozwiązanie zapewnia dodawanie i modyfikacje rezerwacji, realizuje proces akceptacji, wydawanie i zdawanie pojazdów.

Cały proces rezerwacji, akceptacji i wydawani/zwrotu pojazdów realizowany jest w aplikacji WWW.

Wydawanie i zdawanie pojazdu realizowane jest także w wersji mobilnej. Wszystkie operacje potwierdzane są mailami, a wydanie i zdanie w wersji mobilnej podpisami administratora floty i użytkownika pojazdu. Dzięki temu znika zbędna papierologia.

Administratorzy floty mogą kontrolować proces rezerwacji, akceptacji i wydawania pojazdów w wersji desktop. Mają do dypozycji grafik rezerwacji oraz analizy wykorzystania pojazdów. 

Proces rezerwacji pojazdów poolowych

• Pracownik loguje się do systemu przez przeglądarkę internetową,
• Sprawdzenie dostępności: Pracownik wybiera interesujący go termin (datę i godziny odbioru/zwrotu). W zależności od praw  dostępu do pojazdów system pokazuje, które samochody są dostępne. Wybiera określony pojazd,
• Zgłoszenie rezerwacji. Pracownik podaje dodatkowe wymagania np. cel podróży. Wymagania te są ustalane podczas wdrażania modułu. Zatwierdzenie wybranego pojazdu jest zgłoszeniem rezerwacji. Wiadomość o konieczności akceptacji wysyłana jest do osób akceptujących wyjazd,
• Proces akceptacji zależny jest od modelu akceptacji przyjętego podczas wdrażania systemu. Modele akceptacji mogą być różne. Może  np. wymagać akceptacji przełożonego i/lub osoby zarządzającej flotą,
• Potwierdzenie. Po zatwierdzeniu lub odrzuceniu rezerwacji pracownik otrzymuje potwierdzenie (np. e-mailem),
• W określonym czasie pracownik odbiera kluczyki i pojazd,
• Po zakończeniu podróży zwraca pojazd. Odnotowany jest stan licznika i poziom paliwa.

Korzyści z rezerwacji pojazdów poolowych

• Lepsze wykorzystanie floty: Zamiast stać na parkingu, samochody są aktywnie wykorzystywane przez różnych pracowników w ciągu dnia.
• Redukcja kosztów: Możliwa jest redukcja liczby pojazdów we flocie, ponieważ jeden samochód może zaspokoić potrzeby kilku osób.
• Łatwiejsza administracja: System automatycznie generuje ewidencję przebiegu, ułatwia rozliczanie kosztów i monitorowanie wykorzystania pojazdów.
• Transparentność: Wszyscy pracownicy mają równe szanse na dostęp do pojazdów, a menedżerowie mają pełny wgląd w to, kto i w jakim celu korzysta z samochodów służbowych.

Wykorzystanie danych o wyjazdach pojazdami dyspozycyjnymi

Dane pochodzące z ewidencji wyjazdów pojazdów dyspozycyjnych wykorzystywane są do rozksięgowania kosztów pojazdów dyspozycyjnych (paliwo, leasing, naprawy, polisy) na konta struktur firmy (MPK) .