Ewidencja i analiza kosztów floty odgrywa kluczowa rolę w zarządzaniu firmą – niezależnie od jej wielkości czy branży. Przejrzyste zarządzanie finansami pozwala nie tylko spełniać wymogi prawne, ale również skutecznie planować budżet i optymalizować wydatki. Program CARMEN to praktyczne narzędzie, które ułatwia ewidencję kosztów floty. Faktury floty mogą być następnie przekazywane do systemów księgowych.
Analiza kosztów floty
Analiza kosztów floty to kompleksowa ocena wszystkich wydatków związanych z pojazdami służbowymi, najczęściej za pomocą metody Total Cost of Ownership (TCO) (całkowity koszt posiadania), która obejmuje koszty zakupu/leasingu, paliwa, ubezpieczeń, serwisu, napraw, administracji, a także utraty wartości i utylizacji, w celu optymalizacji wydatków, poprawy efektywności i strategicznego zarządzania zasobami.
Kluczowe elementy analizy TCO (Total Cost of Ownership)
Elementy analizy dzielimy na trzy grup:
Koszty nabycia: Zakup, leasing, finansowanie, cła, dostawa, pośrednicy.
Koszty posiadania i eksploatacji:
- Paliwo: Największy pojedynczy wydatek,
- Serwis i utrzymanie: Przeglądy, wymiana opon, naprawy, materiały eksploatacyjne, myjnie, parkingi,
- Ubezpieczenia: Obowiązkowe (OC, AC) i dodatkowe,
- Koszty administracyjne: Zarządzanie flotą, opłaty, księgowość,
- Koszty operacyjne: Opłaty drogowe, koszty postojów, wyłączania pojazdu z ruchu.,
Koszty końcowe: Wartość rezydualna pojazdu (po sprzedaży/złomowaniu).
Analiza kosztów floty – jak wygląda proces
Jak przeprowadzić analizę?
- Zbieranie danych: Gromadzenie historii wszystkich faktur, raportów paliwowych, danych GPS (np. w systemach telematycznych).,
- Kategoryzacja kosztów: Grupowanie wydatków (paliwo, serwis, ubezpieczenie, itp.).,
- Analiza: Porównywanie modeli pojazdów, kierowców, jednostek, centrów kosztów.,
- Raportowanie: Tworzenie zestawień pokazujących, gdzie pojawiają się największe wydatki i straty, np. koszty na kilometr, zużycie paliwa na 100km.
- Optymalizacja: Wprowadzanie zmian na podstawie wniosków, np. zmiana polityki tankowania, planowanie prewencyjnych serwisów, szkolenie kierowców.
Ewidencja kosztów floty
System umożliwia kompleksową ewidencję kosztów floty. Dodawane lub importowane koszty są przypisywane do pojazdów, użytkowników pojazdów i struktur firmy (MPK).
Oprogramowanie CARMEN pozwala także na przypisywanie kosztów do konkretnych rodzajów kosztów (np. naprawy, paliwo, polisy) i kont księgowych stosowanych w księgowości. Automatycznie przypisywane są stawki VAT i kody VAT, co pomaga w ich zaksięgowaniu w systemie finansowym
Zaawansowane rozwiązania pozwalają na rozksięgowanie miesięczne kosztów (RMK), np. polis.
Korzyści z analizy kosztów floty
Jak przeprowadzić analizę?
- Pełna kontrola finansowa: Zrozumienie, ile naprawdę kosztuje utrzymanie floty.
- Redukcja kosztów: Oszczędności na paliwie, serwisie, ubezpieczeniach, nawet o 15-20%.
- Lepsze decyzje strategiczne: Wybór najbardziej opłacalnych modeli i strategii zarządzania.
- Zwiększenie efektywności: Lepsze wykorzystanie pojazdów, poprawa bezpieczeństwa.
Budżetowanie floty pojazdów
Budżetowanie floty dostępne w systemie oparte jest na szybkim dostępie dla analiz bez potrzeby angażowania firmowych systemów finansowych. System samodzielnie generuje zestawienia, takie jak:
- zestawienia wzbogacone o dane specyficzne dla zarządzania pojazdami, takie jak marki i typy pojazdów, kategorie ochrony środowiska czy rodzaje paliwa,
- porównanie kosztów rzeczywistych i planowanych,
- zestawienia kosztów według kategorii.
Ewidencja i analiza kosztów floty – budżet zawsze pod kontrolą
Dzięki naszemu programowi zarządzanie kosztami floty możliwa jest nie tylko ewidencja kosztów, ale także ich bieżące rozliczanie i kontrola. Użytkownik szybko otrzymuje raporty i analizy niedostępne w systemie finansowym, a wymagane podczas podejmowania decyzji dotyczących floty pojazdów, np.: analizy typów pojazdów czy porównanie umów leasingu i wynajmu.
Dostępność raportów kosztowych i rozliczeń on-line
Dzięki ewidencji i analizie kosztów floty w CARMEN uprawnieni pracownicy w otrzymują analizy i raporty on-line w aplikacji Carmen WWW.
