System zarządzanie flotą samochodową to jeden z kluczowych elementów sprawnego funkcjonowania nowoczesnego przedsiębiorstwa. Im większa liczba pojazdów służbowych, tym większe wyzwania – od analizy potrzeb, wyboru formy finansowania i dostawców pojazdów, przez nadzór nad ich stanem technicznym, kontrolę kosztów eksploatacji, aż po planowanie przeglądów, ubezpieczeń czy przypisania aut do pracowników i struktur organizacyjnych firmy.
Nowoczesny system zarządzania flotą samochodową CARMEN automatyzuje procesy i zwiększa przejrzystość w codziennej obsłudze firmowego taboru.
System zarządzania flotą samochodową – inteligentne narzędzie dla firm
System zarządzania flotą samochodową CARMEN to kompleksowe wsparcie dla firm dysponujących pojazdami – zarówno własnymi jak i leasingowanymi lub wynajmowanymi. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi użytkownik ma dostęp do pełnych informacji na temat każdego pojazdu:
- dane techniczne i dokumenty,
- umowy zakupu, leasingi lub wynajmu,
- przeglądy i badania techniczne oraz nadchodzące terminy ich wykonania,,
- ubezpieczenia OC/AC/NW z przypomnieniem o terminach,
- szkody i ich procesy likwidacji,
- ewidencję przebiegu pojazdów,
- informacje o użytkownikach i historii użytkowania pojazdów,
- potrzeby szkoleń i badań użytkowników pojazdów oraz ich rzeczywisty stan,
- oświadczeniach pracowników wymaganych do użytkowania pojazdów,
- koszty związane z utrzymaniem auta – paliwo, serwis, naprawy.
- niedyspozycje pojazdów i użycie pojazdów zastępczych.
Dzięki systemowi możliwe jest szybkie reagowanie na zbliżające się terminy oraz skuteczne zarządzanie flotą samochodową firmy bez konieczności prowadzenia dodatkowych arkuszy czy papierowej dokumentacji.
System zarządzania flotą samochodową firmy – wygoda i bezpieczeństwo
System zarządzania flotą samochodową CARMEN obsługują floty różnej wielkości. Dla dużych flot od kilkudziesięciu do kilku tysięcy pojazdów najlepszym wyborem jest system CARMEN. Dostępny jest w wersji desktop z modułami pracującymi w WWW i na urządzeniach mobilnych. Wszystkie nasze systemy umożliwiają dostęp do danych w czasie rzeczywistym oraz współpracę wielu użytkowników, co jest szczególnie istotne przy zarządzaniu flotą przez kilka działów jednocześnie (np. administracja, logistyka, dział techniczny).
Dodatkowe funkcje obejmują:
- raportowanie kosztów eksploatacyjnych i serwisowych,
- przypomnienia o ważnych terminach (przeglądy, wymiana opon, ubezpieczenia),
- integrację z modułem GPS dostarczanym przez CARMEN Software lub innych dostawców,
- możliwość przypisywania pojazdów do pracowników, działów lub lokalizacji,
- generowanie zestawień i analiz pomocnych w optymalizacji kosztów floty.
System zarządzania flotą samochodową – audyt floty
Dzięki zgromadzeniu w systemie zarządzania flotą samochodową wszystkich potrzebnych danych możemy wykonać Audyt floty będący kompleksową oceną wszystkich aspektów zarządzania flotą pojazdów w firmie, w tym jej stanu technicznego, finansowego i operacyjnego. Celem jest optymalizacja kosztów, zwiększenie efektywności oraz poprawa bezpieczeństwa poprzez analizę wykorzystania pojazdów, zużycia paliwa, zgodności z przepisami, procedur, a także oceny ryzyk i umów. Audyt pomaga zidentyfikować obszary wymagające poprawy i dostarcza rekomendacji do wprowadzania zmian.
Ewidencja historii użytkowania pojazdu
Efektywna ewidencja historii użytkowania pojazdów to jeden z kluczowych elementów sprawnego zarządzania pojazdami. Im większa liczba pojazdów służbowych, tym większe znaczenie ma oszczędzanie czasu administratorów floty oraz zabezpieczenie się przed błędami procesu przekazania pojazdu.
Protokół przekazania pojazdu w wersji mobilnej to innowacyjne rozwiązanie, które znacząco usprawnia zarządzanie flotą, umożliwiając szybkie i bezpieczne dokumentowanie przekazania pojazdów w terenie, co jest niezwykle istotne dla firm operujących na dużą skalę. Dzięki zastosowaniu technologii mobilnych, użytkownicy mogą z łatwością wprowadzać dane w czasie rzeczywistym, co nie tylko przyspiesza procesy administracyjne, ale także minimalizuje ryzyko błędów oraz zwiększa przejrzystość w obiegu informacji.
Proces przekazania pojazdu
Proces przekazania to nie tylko przypisanie pojazdu do nowego użytkownika i struktury organizacyjnej firmy, ale także:
- udokumentowanie stanu pojazdu w chwili przekazania poprzez opisanie uszkodzeń i wykonanie zdjęć,
- potwierdzenie posiadania przez kierowcę uprawnień do użytkowania pojazdu,
- potwierdzenie oświadczeń pracownika wymaganych do użytkowania pojazdu z prawnego punktu widzenia,
- przyjęcie oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z polityką flotową firmy przez podpisanie się na urządzeniu mobilnym.
- przekazanie informacji o zmianie użytkownika pojazdu odpowiednim osobom lub działom firmy (np. przez automatyczne wysłanie maila),
W odpowiedzi na te potrzeby oferujemy nowoczesny program do zarządzania flotą samochodową, który automatyzuje procesy i zwiększa przejrzystość w codziennej obsłudze firmowego taboru.
Zarządzanie oponami we flocie
Zarządzanie oponami we flocie obejmuje regularny monitoring i diagnostykę (wizualne inspekcje, pomiary bieżnika), optymalizację cyklu życia opon (rotacja, wymiana sezonowa), planowanie logistyczne (harmonogramy, przechowywanie) i postępowanie z zużytym ogumieniem (utylizacja, recykling). Kluczowe jest uwzględnienie pełnych kosztów ogumienia, które obejmują nie tylko cenę opon, ale także montaż, serwis i wpływ na zużycie paliwa.
Bardzo popularne obecnie jest oddanie zarządzania oponami wyspecjalizowanym firmom, co pozwala skupić się na podstawowej działalności biznesowej, jednocześnie korzystając z wiedzy specjalistycznej i systemów zarządzania obsłudze firmowego taboru.
Oferowany przez CARMEN Software system zarządzania flotą samochodową ewidencjonuje opony, rejestruje operacje wymiany opon oraz analizuje koszty zakupu, serwisu i składowania opon.
Ewidencja i analiza kosztów
System umożliwia kompleksową ewidencję i analizę kosztów floty. Dodawane lub importowane koszty są przypisywane do pojazdów, użytkowników pojazdów i struktur firmy (MPK).
Kosztów przypisywane są do konkretnych rodzajów kosztów (np. naprawy, paliwo, polisy) . Automatycznie przypisywane są konta księgowe, a koszty dzielone są na KUP/NKUP, co pomaga w ich zaksięgowaniu w systemie finansowym
Zaawansowane rozwiązania pozwalają na rozksięgowanie miesięczne kosztów (RMK), np. polis.
Budżetowanie floty pojazdów
Budżetowanie floty dostępne w systemie zostało stworzony z myślą o szybkim dostępie dla analiz bez potrzeby angażowania firmowych systemów finansowych. System samodzielnie generuje zestawienia, takie jak:
- zestawienia wzbogacone o dane specyficzne dla zarządzania pojazdami, takie jak marki i typy pojazdów, kategorie ochrony środowiska czy rodzaje paliwa,
- porównanie kosztów rzeczywistych i planowanych,
- zestawienia kosztów według kategorii.
Ewidencja i rozliczanie kosztów – zawsze pod kontrolą
W systemie zarządzania flotą samochodową możliwa jest nie tylko ewidencja kosztów, ale także ich bieżące rozliczanie i kontrola. Użytkownik może szybko otrzymać raporty i analizy niedostępne w systemie finansowym, a wymagane podczas podejmowania decyzji dotyczących floty pojazdów, np.: analizy typów pojazdów czy porównanie umów leasingu i wynajmu.
Dostępność raportów kosztowych i rozliczeń on-line
System zarządzania flotą samochodową możliwe jest nie tylko ich ewidencjonowanie i przekazywanie do księgowości, ale także udostępnianie ich uprawnionym pracownikom w postaci analiz i raportów on-line w aplikacji Carmen WWW.
