PHONEMAN zarządzanie telefonami w firmie
Uporządkuj telefony i urządzania mobilne w firmie
PHONEMAN zarządzanie telefonami w firmie
Uporządkuj telefony i urządzania mobilne w firmie
PHONEMAN
PHONEMAN to program do zarządzania telefonami (numerami), urządzeniami mobilnymi oraz wyposażeniem pracownika i biura w firmach i korporacjach wielofirmowych posiadających do wielu tysięcy telefonów i aparatów.
PHONEMAN prowadzi ewidencję numerów telefonów, aparatów telefonicznych oraz wyposażenia pracowników. Rejestruje historię użytkowania numerów i aparatów przez pracowników oraz ich użytkowanie w strukturach firmy.
Ewidencja numerów telefonów, aparatów i wyposażenia
Rejestruje historię użytkowania przez pracowników oraz ich użytkowanie w strukturach firmy. Wykorzystuje aplikację mobilną do usprawnienia procesu przekazywania numeru i aparatu potwierdzoną podpisem pracownika.
Zarządzanie terminami przydatności do użycia i przeglądami urządzeń
takich jak drukarki czy kserokopiarki. Ewidencjonuje szkody i pomaga w procesie ich likwidacji.
Rejestracja uszkodzeń, kradzieży i zagubień urządzeń
łącznie z dokumentacja zdjęciową.
Kontrola pełnego procesu funkcjonowania urządzenia w firmie
od zakupu (wpisania na stan) przez -> wydanie/zdanie -> uszkodzenia -> wyłączenie z eksploatacji -> spisanie ze stanu.
Analiza i raportowanie kosztów
związane z użytkowaniem numerów i urządzeń. Importuje faktury billingowe z koncernów telekomunikacyjnych. Przygotowuje dekrety faktur do systemu finansowego.
Wykorzystanie aplikacji mobilnej
w celu zwiększenia efektywności operacyjnej, automatyzacji procesu zarzadzania (jak przekazywanie numerów i urządzeń,) oraz zapewnienia administratorom dostępu do danych potrzebnych podczas administrowania sprzętem w czasie rzeczywistym.
Integracja z systemami ERP
w celu cyklicznej aktualizacji danych pracowników i ich przynależności do struktur firmy.
Prezentacja danych o numerach i urządzeniach przez aplikację WWW
pracownikom, ich przełożonym oraz uprawnionym pracownikom struktur firmy w celu zapewnienia przejrzystości procesu zarządzania.
Udostępnianie danych o numerach i urządzeniach do platformy roboczej WWW firmy
w celu wykorzystania danych zgodnie z potrzebami firmy.
Zapewnienie funkcjonalności systemu z zakresie audytu
wewnętrznego lub zewnętrznego wykonywanego za zlecenie firmy.
Zarządzanie numerami i sprzętem wielu firm w jednym systemie
w korporacjach z uwzględnieniem zachowania praw administratorów i pracowników do dostępu do odpowiednich danych.
System PHONEMAN ma budowę modułowa. Standardowy system składa się z modułów podstawowych. Może być rozszerzany o moduły dodatkowe, aplikację mobilną i aplikację WWW.
Moduły podstawowe
Numery telefonów (SIM)
Zadaniem modułu jest ewidencja numerów telefonów oraz przedstawienie w jednym miejscu wszystkich danych szczegółowych związanych z numerami telefonów, np. historii użytkowania, rozmowach, limitach, kosztach związanych z numerem.
Użytkownicy
Zadaniem modułu jest ewidencja danych dotyczących pracowników oraz prezentacja wszystkich danych związanych z pracownikami, m.in.: używanych numerów telefonów, posiadanych urządzeń, rozmowach, przynależności do struktury organizacyjnej, kosztach.
W zaawansowanych rozwiązaniach dane pracowników, ich przynależność do struktur firmy pobierane są automatycznie z systemów HR. Dzięki temu dane w systemie, raporty i analizy zawsze są poprawne (np. dekrety faktur billingowych).
Organizacja i struktura firmy
Moduł ten odpowiada za odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy oraz przypisanie użytkowników i telefonów do tej struktury wraz z historią.
Urządzenia (aparaty telefoniczne)
Moduł umożliwia prowadzenie kartoteki urządzeń telefonicznych, np.: aparatów i modemów wraz z pełną historią ich użytkowania. Umożliwia drukowanie protokołów przekazania sprzętu, obiegówki oraz powiadomienie użytkownika o konieczności rozliczenia się z przydzielonego urządzenia.
Wyposażenie pracownika i wyposażenie biura
Moduł umożliwia prowadzenie kartoteki wyposażenia pracowników innego niż aparaty telefoniczne, np. laptopów, drukarek, rzutników. wraz z pełną historią ich użytkowania. Umożliwia drukowanie protokołów przekazania sprzętu, obiegówki oraz powiadomienie użytkownika o konieczności rozliczenia się z przydzielonego urządzenia.
Audyt numerów i urządzeń
Moduł umożliwia określanie stanu numerów, aparatów i wyposażenia pracownika w określonym dniu czy między określonymi datami. Dla wybranych numerów i urządzeń dostępne są wszystkie analizy, raporty i zestawienia.
Koszty
Moduł umożliwia wprowadzanie kosztów użytkowania numerów telefonicznych i aparatów oraz przygotowywanie dekretów księgowych faktur.
Importy billingów i zasobów
Moduł umożliwia import faktur billingowych dostarczanych przez operatorów sieci komórkowych a także importy danych o pracownikach, ich przynależności do struktury organizacyjnej firmy, importy urządzeń i numerów telefonicznych.
Limity i rozliczenia
Moduł umożliwia konfigurowanie i przydzielanie limitów, wykonywanie rozliczeń oraz generowanie obciążeń. Dedykowane elementy modułu, stanowiące rozszerzenie systemu, umożliwiają rozsyłania korespondencji z obciążeniami do pracowników, ich przełożonych lub prezentację ich w aplikacji WWW.
Raporty i analizy
Moduł, umożliwiają wykonywanie raportów i analiz oraz kontrolę kosztów w wielu płaszczyznach takich jak numer telefonu, MPK oraz użytkownik.
Program Wymiany Aparatów (PWA)
Moduł, dzięki któremu operator ma możliwość kontrolowania dat wymiany aparatów w programie wymiany aparatów, rozumianym jako umowa między operatorem telekomunikacyjnym a kupującym, w którym kupujący otrzymuje aparat telefoniczny po preferencyjnej cenie, a w zamian za to zobowiązuje się do korzystania i opłacania usługi telefonicznej przez określony czas (np. 24 miesiące).
ADO i RODO
Moduł Administracja Danymi Osobowymi spełnienia wymagania rozporządzenia MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, w szczególności § 7 ww. rozporządzenia.
Uprawnienia
Moduł umożliwia precyzyjne przypisanie praw Operatorom systemu do wybranych elementów tematycznych (np. numery telefoniczne, aparaty, koszty) oraz do zasobów (np. pracownicy i numery w regionach).
Aplikacja WWW
Aplikacja Phoneman WWW prezentuje dane związane z pracownikami i użytkowanymi przez nich telefonami i aparatami, kosztami, billingami, rozliczeniami oraz analizami dotyczącymi pracowników. Dostęp do danych zależy od uprawnień (np. tylko dane dotyczące użytkownika, pracowników MPK lub regionu, podwładnych lub pracowników struktury organizacyjnej firmy).
Wersja polsko – angielska
Aplikacja Phoneman WWW pracuje w wersji polskiej i angielskiej dla wszystkich opcji. Użytkownik aplikacji może w dowolnym momencie zmienić język w jakim pracuje aplikacja.
Aplikacja mobilna
Aplikacja mobilna umożliwia wprowadzanie danych operacyjnych oraz informuje o stanie numerów i wyposażenia pracownika. Zakres funkcjonalny aplikacji zależy od potrzeb, a dostępne opcje zależne są od uprawnień użytkownika aplikacji.
Przekazanie numeru / aparatu
Podczas przekazania wszystkie potrzebne dane uzupełniają się automatycznie. Możliwe jest złożenie podpisów na ekranie smartfonu zarówno przez pracownika odbierającego lub zwracającego numer czy aparat, jak i pracownika administracji. Po akceptacji numer lub aparat natychmiast zmienia status w bazie danych, a podpisany protokół przekazania stanowi załącznik wykonanej operacji.
Informacja o stanie numerów / wyposażenie (aparatów) pracownika
Użytkownik aplikacji ma dostęp do informacji o numerach i wyposażeniu (aparatach, laptopach, rzutnikach). Jeżeli nie ma przypisanych uprawnień do struktury organizacyjnej (np. MPK) i nie ma podwładnych widzi tylko własne numery i wyposażenie.
Moduły dodatkowe
Moduły dodatkowe stanowią rozszerzenie systemu Phoneman zarówno jako nowe funkcjonalności, jak i funkcjonalności znacznie rozszerzone względem modułów podstawowych.
Wielofirmowość
Umożliwia obsługę w systemie więcej niż jednej firmy. Uprawnienia zapewniają dostęp do danych uprawnionym osobom wyłącznie w zakresie własnych numerów telefonów, aparatów i użytkowników, a wszystkie operacje, koszty oraz rozliczenia przypisywane są do określonej firmy. Każda zarejestrowana w systemie firma może posiadać własną strukturę organizacyjną. Rozwiązanie takie pozwala na analizę każdej firmy osobno, grupy firm lub całości.
Akceptacja i księgowanie faktur
Integruje system Phoneman z systemem finansowym (księgowym) firmy. Po wprowadzeniu (imporcie) faktury do Phonemana, jest ona akceptowana i w określonej podczas integracji postaci trafia do systemu finansowego, gdzie polega procesowi księgowania. Cały proces odbywa się w sposób w pełni zautomatyzowany, przy minimalnej ingerencji Operatora systemu.
Rozliczanie limitów telefonicznych pracowników
Realizuje proces przydzielania limitów telefonicznych pracowników oraz ich miesięcznego rozliczania. W zależności od przyjętego modelu limit może być przypisywany do pracownika lub do telefonu. Rozliczenia tworzone są na podstawie bilingów dostarczanych przez operatorów telefonii komórkowej importowanych do Phonemana.
Do miesięcznego rozliczenia tworzone są raporty lub dedykowane eksporty do systemu finansowego umożliwiające obciążania pracowników za przekroczenie tych limitów.
Całość wsparta jest aplikacją WWW lub Mobilną, umożliwiająca dostęp do danych uprawnionym pracownikom oraz wysyłaniem maili informujących o rozliczeniu.
Interfejs
Charakteryzuje go, typowy dla systemu Phoneman , intuicyjny i przyjazny interfejs, w którym zastosowano szereg nowatorskich rozwiązań umożliwiających łatwe wprowadzanie danych oraz szybki dostęp do wybranych informacji. Możliwość pracy na wielu widokach daje jednoczesny dostęp do wielu modułów oraz dodawania, podglądania i edytowania danych. Wykonywanie operacji grupowych usprawnia i przyspiesza pracę, zwłaszcza w przypadku modyfikacji danych. Szerokie możliwości konfiguracyjne oraz tworzenie profili umożliwiają dostosowanie zawartości widoków oraz sposobu wyświetlania informacji do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika systemu. Automatyczna kontrola statusów eliminuje błędy ludzkie podczas wprowadzania newralgicznych danych.
