CARMEN to modułowy system do zarządzania i kontroli floty pojazdów. Dedykowany jest firmom i korporacjom (wielofirmowym) posiadającym od klikudziesięciu do kilku tysięcy pojazdów.
Standardowy system składa się z modułów podstawowych. Może być rozszerzony o moduły dodatkowe, moduły aplikacji WWW i mobile. Może być także łączony z modułami dostępnymi w innych systemach (np. telefony).
Moduły podstawowe
Moduły podstawowe
Moduł Pojazdy
To podstawowy moduł systemu Carmen. Zadaniem modułu jest ewidencja pojazdów oraz udostępnianie w jednym miejscu danych związanych z pojazdami, także tych pochodzących z innych modułów np. historii użytkowania pojazdu, dokumentów zakupu i sprzedaży, umów leasingu i wynajmu, polis i szkód, kosztów. Umożliwia analizę i raportowanie pojazdów.
Moduł Użytkownicy
Zadaniem modułu jest ewidencja danych dotyczących pracowników oraz przedstawienie i raportowanie w jednym miejscu wszystkich danych związanych z pracownikami, m.in.: historii użytkowania pojazdów, szkód, kosztów, posiadanym wyposażeniu, wykorzystaniu pojazdów służbowych do celów prywatnych.
W zaawansowanych rozwiązaniach dane pracowników, ich przynależność do struktur firmy i nieobecności w pracy pobierane są automatycznie z systemów HR. Dzięki temu dane w systemie, raporty i analizy zawsze są poprawne (np. dekrety faktur).
Moduł Organizacja
Moduł ten odpowiada za odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy oraz przypisanie użytkowników i pojazdów do tej struktury.
Moduł Historia użytkowania. Przekazania i zdania pojazdów
Moduł odpowiada za proces przekazywania i zdawania pojazdów. Wykorzystanie aplikacji mobilnej umożliwia wykonanie operacji bezpośrednio przy pojeździe. Zarejestrowane uszkodzenia i zdjęcia stanowią uzupełnienie wykonanej operacji.
Moduł Koszty
Moduł umożliwia rejestrację ręczna lub automatyczna (importy) kosztów eksploatacji pojazdów, wg podziału na ich rodzaje wraz z odnotowaniem stanu licznika i daty/godziny operacji, określenie sposobów rozliczania VAT, rozliczania KUP/NKUP oraz raportowania tych kosztów w wielu płaszczyznach, np.: pojazdy, użytkownicy, MPK-i.
Pozwala na przygotowywanie dekretów księgowych.
Moduł Importy faktur kosztowych
Moduł realizuje importy faktur zbiorczych za paliwo, leasingi, usługi oponiarskie itp. przy pomocy dedykowanych importów, podczas których koszty przypisywane są do pojazdów, pracowników, MPK, rodzajów kosztów i kont księgowych. Operator ma także do dyspozycji import uniwersalny faktur, za pomocą którego sam może stworzyć plik i zaimportować fakturę.
Moduł Umowy (pochodzenie pojazdu)
Dzięki modułowi możemy określić pochodzenia pojazdu (np. własny, leasingowany, wynajmowany), zdefiniowanie oraz kontrolowanie stanu umów, aneksów, elementów umów oraz kosztów z nimi związanych. Umożliwia szczegółową ewidencję danych o umowie oraz wykonywanie analiz i raportów związanych z kosztami umów.
Moduł Rozliczanie kosztów VAT i KUP umów leasingu, wynajmu i zakupów pojazdów
Moduł umożliwia rejestrację ręczna lub automatyczna (importy) faktur związanych z leasingami, wynajmami i zakupami pojazdów zgodne z obowiązującymi przepisami. Rozlicza VAT i dzieli koszty KUP/NKUP wg obowiązujących limitów (w tym nowych obowiązujących od 2026 roku limitów 100/200 tys. PLN) oraz raportuje faktury i umowy. Rozliczanie obejmuje także polisy pojazdów ubezpieczonych powyżej obowiązujących limitów.
Moduł Audytorski
Moduł umożliwia określanie stanu floty w określonym dniu czy między określonymi datami. Dla wybranych pojazdów dostępne są wszystkie analizy, raporty i zestawienia.
Moduł Opony
Moduł opony umożliwia gospodarkę oponami i kontrolę ich zużycia, a także rejestrację kosztów związanych z oponami (np. zakupu, wymian, napraw).
Moduł Polisy i szkody
Moduł umożliwia rejestracją polis, kontrolą ich ważności, ewidencję szkód, kosztów z nimi związanych oraz odszkodowań. Zapewnia także rozliczanie szkód.
Moduł Oględziny i uszkodzenia
Moduł daje możliwości kontrolowania uszkodzeń pojazdów. Uszkodzenia wprowadzane są m. in. podczas przekazań pojazdu czy rejestracji szkód. Dają nam aktualny obraz stanu pojazdów. Mogą być wzbogacone o podłączone zdjęcia. Aplikacja mobilna daje możliwość wykonywania oględzin przy pojeździe, w tym wykonywanie zdjęć.
Moduł Wyposażenie pojazdu
To moduł zapewniający ewidencję wyposażenia pojazdu (np. winda, gaśnica, CB radio), kontrolę terminów badań i przeglądów, rejestrację kosztów z nim związanych oraz rejestr przynależności do pojazdu wraz z zachowaniem pełnej historii instalacji.
Moduł Wyposażenie pracownika
Moduł umożliwia prowadzenie ewidencji wyposażenia pracowników (np. pilot do garażu, tablet, telefon), rejestrację kosztów z nim związanych oraz kontrolę przynależności do pracownika wraz z zachowaniem pełnej historii. Moduł umożliwia drukowanie protokołów przekazania sprzętu, obiegówki oraz powiadomienie użytkownika, np. poprzez e-mail, o konieczności rozliczenia się z przydzielonego urządzenia.
Moduł Raporty i analizy
Umożliwia analitykę na dowolnie określonej płaszczyźnie (firma, region, mpk, pojazd, użytkownik) oraz poziomie szczegółowości. Operator do swojej dyspozycji otrzymuje raporty i analizy, w tym zaawansowane analizy na potrzeby działu finansowego. Dostępne są także zestawienia i analizy graficzne.
Moduł Karty płatnicze (flotowe i serwisowe)
Moduł umożliwia ewidencję kart płatniczych wykorzystywanych przez koncerny paliwowe do identyfikacji pojazdów podczas tankowań na stacjach paliw tych koncernów (np. ORLEN, BP, SHELL). Podczas importów danych z tych stacji koszty przypisywane są automatycznie do tych kart.
Moduł Importy zasobów
Dzięki modułowi możliwe jest zasilanie systemu danymi podstawowymi podczas procesu wdrażania, a także podczas eksploatacji systemu. Dostępne są dedykowane importy, w tym: importy danych związanych z pojazdami, m.in.: pojazdy, polisy, szkody, opony, umowy leasingu i wynajmu, pracowników, nieobecności oraz dostawców usług flotowych.
Moduł Paliwo i analityczne karty drogowe
Moduł pozwala na kontrolę kosztów, ilości i średniego zużycia paliwa oraz analizuje miesięczne przebiegi. Udostępnia szeroki wachlarz raportów i analiz dotyczących miedzy innymi tankowań weekendowych, urlopowych, niezgodnych z rodzajem paliw przypisanych do pojazdu oraz wykonywaniu analiz ilościowych zakupionego paliwa.
Moduł Ochrona środowiska
Moduł umożliwia rozliczenie emisji spalin wg stawek określonych w Dzienniku Ustaw.
Moduł Certyfikaty przypominacze
Moduł umożliwia, w sposób zautomatyzowany lub manualny, przypominanie o zbliżających się terminach, np. badania technicznego, przeglądu okresowego, kończącej się ważności polisy itp.
Moduł Wiadomości
Moduł umożliwia bezpośrednie mailowanie do wyróżnionych pracowników czy użytkowników pojazdów oraz wysyłanie wiadomości mailowych w zastępstwie protokołów wydania czy zwrotu pojazdu, wyposażenia.
Moduł Dokumenty
Umożliwia rejestrację dokumentów, w tym dokumentów użytkownika i pojazdu, wraz z określeniem ich ważności oraz podłączeniem plików. Możliwe jest podłączanie dokumentacji w postaci plików (PDF, XLS, DOC, zdjęcia) w celu późniejszego wykorzystania.
Moduł Nieobecności
Moduł umożliwia ewidencję nieobecności pracowników. Nieobecności mogą być dodawane, importowane lub pobierane automatycznie z systemu HR (dla rozwiązań z automatycznym pobieraniem). Nieobecności są wykorzystywane do raportowania kosztów (w tym tankowań) podczas nieobecności.
Moduł Badania/Szkolenia
Moduł umożliwia ewidencję i planowanie badań/szkoleń pracowników, przypomina osobom odpowiedzialnym za badania i szkolenia o konieczności dokonania kolejnych. Umożliwia wysyłanie powiadomień do pracowników o zbliżających się terminach. Dzięki konfiguracji informuje o potrzebach i brakach badań/szkoleń wymaganych do użytkowania określonych pojazdów.
Moduł Mandaty
Moduł umożliwia ewidencję mandatów, realizuje proces powiadamiania pracowników oraz komunikację z organami odpowiedzialnymi za wystawianie mandatów.
Moduł Parkingi
Moduł umożliwia ewidencjonowanie miejsc parkingowych firmy (np. w garażach biurowców) oraz rejestrowanie historii użytkowania tych miejsc na potrzeby pracowników, pojazdów czy struktur organizacyjnych firmy. Możliwe jest także przechowywanie planów obiektów.
Moduł Limity
Moduł umożliwia określanie limitów miesięcznych i rocznych np. limit na ilość litrów paliwa czy wybranych kosztów (np. płynów do spryskiwaczy czy paliwa), przejechanych km dla pojazdów oraz użytkowników pojazdów, a następnie szybkie wyszukiwanie przekroczeń.
Moduł Rozliczenia ustawowe i dedykowane
Moduł umożliwia wykonywanie rozliczeń ustawowych (np. obciążenia za użytkowanie pojazdów służbowych do celów prywatnych) oraz określanie limitów (np. limit na ilość litrów paliwa, przejechane km) użytkownikom pojazdów, a następnie generowanie obciążeń.
Moduł Planowanie wymiany pojazdów
Moduł umożliwia przeprowadzenie symulacji wymiany pojazdów na podstawie wcześniej określonych kryteriów, np. przewidywany przebieg względem czasu użytkowania.
Moduł Oferty zakupu/wynajmu i zamówienia pojazdów
Moduł umożliwia rejestrację i ocenę ofert zakupu/wynajmu pojazdów oraz tworzenie zamówień zakupu /wynajmu. Daje to możliwość zamknięcia procesu: potrzeba nowego pojazdu -> oferty -> zamówienie -> zakup/leasing/wynajem -> użytkowanie pojazdu -> sprzedaż/zakończenie leasingu-wynajmu.
Możliwe jest tworzenie dokumentów zamówień na podstawie własnych wzorców dokumentów.
Moduł Budżet
Moduł umożliwia zaplanowanie oraz kontrolowanie realizacji założeń budżetowych w oparciu o pojazdy oraz MPK. Konfiguracja modułu zapewnia kontrolowanie wybranych kosztów oraz precyzyjne raportowanie.
Moduł Oświadczenia
Moduł umożliwia ewidencję i kontrolowanie oświadczeń pracowników wymaganych do użytkowania określonych pojazdów. Dzięki konfiguracji informuje o potrzebach i brakach oświadczeń.
Moduł ADO/RODO
Moduł Administracja Danymi Osobowymi spełnia wymagania rozporządzenia MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, w szczególności § 7 ww. rozporządzenia jak również dyrektywie unijnej RODO pod kątem przetwarzania danych osobowych.
Moduł Uprawnienia
Moduł uprawnień umożliwia precyzyjne przypisanie praw Operatorom systemu (podgląd, dodawanie, usuwanie, edytowanie) do wybranych elementów tematycznych (np. pojazdy, polisy, szkody) oraz do zasobów (np. pracownicy i pojazdy).
Interfejs
Charakteryzuje go, typowy dla systemu Carmen, intuicyjny i przyjazny interfejs, w którym zastosowano szereg nowatorskich rozwiązań umożliwiających łatwe wprowadzanie danych oraz szybki dostęp do wybranych informacji. Możliwość pracy na wielu widokach, dająca jednoczesny dostęp do wielu modułów oraz opcji dodawania, podglądania i edytowania danych. Wykonywanie operacji grupowych, które usprawnia i przyspiesza pracę, zwłaszcza w przypadku modyfikacji danych. Szerokie możliwości konfiguracyjne oraz tworzenie profili umożliwiające dostosowanie zawartości widoków oraz sposobu wyświetlania informacji do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika systemu a automatyczna kontrola statusów eliminuje błędy ludzkie podczas wprowadzania newralgicznych danych.
Aplikacja WWW
Aplikacja Carmen WWW umożliwia szybki dostęp do wybranych informacji w postaci widoków i raportów oraz dodawania wybranych zdarzeń użytkownikom pojazdów i ich przełożonym, którzy nie wymagają dostępu do funkcjonalności systemów „desktopowych”. Dostęp do danych zależy od uprawnień pracownika.
Moduł Rezerwacje pojazdów dyspozycyjnych
Moduł zapewnia dodawanie i modyfikacje rezerwacji pojazdów dyspozycyjnych, realizuje proces akceptacji, wydawanie i zdawanie pojazdów. Wydawanie i zdawanie pojazdu może być realizowane w wersji mobilnej.
Wersja polsko – angielska
Aplikacja Carmen WWW pracuje w wersji polskiej i angielskiej dla wszystkich opcji. Oznacza to, że użytkownik aplikacji może w dowolnym momencie zmienić język w jakim pracuje aplikacja.
Aplikacja mobilna
CARMEN Mobile to modułowa aplikacja pracująca w środowisku telefonii komórkowej. Wspomaga wybrane opcje Carmena pracującego w środowisku desktopowym. Umożliwia administratorom floty i użytkownikom pojazdów wykonywanie czynności operacyjnych bezpośrednio przy pojazdach. Zakres funkcjonalny aplikacji zależy od potrzeb.
Aplikacja administratora i kierowcy
Dostępne są dwa modele aplikacji mobilnej: aplikacja administratora floty i kierowcy,. W aplikacji administratora dostępne opcje zależne są od uprawnień. Aplikacja kierowcy zawiera standardowe elementy określane podczas wdrożenia.
Przekazanie i zdanie pojazdu
Podczas przekazania pojazdu wszystkie potrzebne dane uzupełniają się automatycznie. Możliwe jest złożenie podpisów na ekranie smartfonu zarówno przez pracownika odbierającego lub zwracającego pojazd, jak i administratora floty. Podczas operacji przekazania można także dodać zdjęcia i zaznaczyć uszkodzenia. Po akceptacji pojazd natychmiast zmienia status w bazie danych, a podpisany protokół przekazania pojazdu stanowi załącznik wykonanej operacji.
Oględziny pojazdu
Oględziny dają możliwość zaznaczenia uszkodzeń i wykonania zdjęć pojazdu w wybranym momencie.
Dostęp do danych pojazdu
Administrator floty ma zawsze natychmiastowy dostęp do danych ewidencyjnych i historycznych pojazdów i użytkowników pojazdów.
Aktualizacja certyfikatów
Zaraz po wykonaniu czynności okresowych (np.: badania techniczne, przeglądy) możemy potwierdzić wykonanie i wprowadzić planowane daty i liczniki kolejnych.
Spis kontrolny liczników
Wprowadzenie licznika w określonym czasie aktualizuje dane pojazdu.
Sprawdzanie prawa jazdy
Skanowanie prawa jazdy, dodawanie do bazy danych oraz sprawdzanie ważności w systemie CEPiK.
Pobieranie dowodu rejestracyjnego i polisy
Użytkownik pojazdu lub pracownik floty może pobrać z bazy danych skan dowodu rejestracyjnego lub aktualnej polisy pojazdu zgodnie z prawami lub tylko aktualnie użytkowanego.
Pobieranie formularzy
Użytkownik pojazdu lub pracownik floty może pobrać z bazy danych standardowe formularze, np. dotyczące użytkowania pojazdu poza granicami.
Rejestracja szkody
Użytkownik pojazdu może zarejestrować w bazie wystąpienie szkody pojazdu wraz z opisem i zdjęciami uszkodzeń z miejsca zdarzenia.
Potwierdzanie wykonania zadania flotowego (opcja)
Użytkownik pojazdu lub pracownik floty może mieć przydzielone zadania do wykonania (np. wykonanie badania technicznego pojazdu lub wymianę opon). W wersji mobilnej potwierdza wykonanie. Jest to element modułu Centrum obsługi (patrz opcje dodatkowe).
Moduły dodatkowe
Moduły dodatkowe stanowią rozszerzenie systemu Carmen zarówno jako nowe funkcjonalności, jak i funkcjonalności znacznie rozszerzone względem modułów podstawowych. Wiele z nich jest powiązanych z aplikacją WWW oraz aplikacją mobilną.
Moduł Wielofirmowy
Moduł umożliwia obsługę w systemie więcej niż jednej firmy. Uprawnienia zapewniają dostęp do danych uprawnionym operatorom we wszystkich zakresach, w tym własnych pojazdów, umów i użytkowników, a wszystkie koszty oraz rozliczenia przypisywane są do określonej firmy. Każda zarejestrowana w systemie firma może posiadać własną strukturę organizacyjną i finansową (system finansowy, konta księgowe).
Rozwiązanie takie pozwala na analizę wybranych firm lub całości.
Wersja angielska
Daje możliwość wyświetlanie menu, widoków, okien, raportów i komunikatów w języku angielskim.
Aplikacja WWW 'w standardzie’ jest wersją polsko-angielską.
Rozszerzeniem wersji angielskiej i wielofirmowej jest Carmen Multi Country zapewniający zarządzanie flotami pojazdów w wielu krajach w jednym systemie.
Moduł CEPiK
Umożliwia pobieranie danych ze strony historiapojazdu.gov.pl o stanie dowodu rejestracyjnego oraz ważności badania technicznego oraz polisy OC pojazdów.
Moduł Akceptacja i księgowania faktur
Zadaniem modułu jest integracja systemu Carmen z systemem finansowym (księgowym) firmy. Po wprowadzeniu (imporcie) faktury do Carmena, jest ona akceptowana i w określonej podczas integracji postaci trafia do systemu finansowego, gdzie polega procesowi księgowania. Cały proces odbywa się w sposób w pełni zautomatyzowany, przy minimalnej ingerencji Operatora systemu.
Podłączanie Carmena do firmowej kancelarii faktur
Faktury flotowe docierające do firmowej kancelarii faktur są kierowane do Carmena. Tutaj są obrabiane. Dla faktur prostych uzupełniane są pozycja faktur, a faktury importowane do Carmena (paliwowe, leasingowe, serwisowe i inne) są podłączane do dokumentów pochodzących z kancelarii. Kompletne faktury z danymi wymaganymi do prawidłowego zaksięgowania są przekazywane do systemu finansowego.
Moduł RMK (Rozliczanie międzyokresowe kosztów)
Dzięki temu modułowi możliwy jest podział kosztu na miesięczne raty, księgowania kosztu w miesiącu zakupu oraz zaliczania określonych rat w kolejnych miesiącach. Procesowi mogą być poddane dowolne koszty ewidencjonowane w Carmenie. Na przykład na potrzeby modułu kosztowego możliwe jest comiesięczne przygotowywanie stosownego dokumentu dla księgowości z kosztami polis do zaksięgowania w miesiącu.
Moduł GPS
Celem modułu jest interpretacja danych GPS i wykorzystanie ich w Carmenie. W tym celu wykorzystujemy dane pobierane z urządzeń zainstalowanych w pojazdach. Gdzie wykorzystujemy te dane? Podstawowe wykorzystanie to pobieranie stanu licznika przy standardowych czynnościach takich jak przekazanie / zdanie pojazdu, wymiany opon, liczniki przy tankowaniach, kontrolowanie stanu realizacji umów leasingu i wynajmu, planowanie wymian pojazdów i wiele innych.
Moduł Centrum Obsługi
To rozszerzenie wspomagające zarządzanie i kontrolę realizacji zadań cyklicznych, m.in.: badań technicznych, przeglądów, opon oraz zadań bieżących, w tym: pojazdami zastępczymi i procesem likwidacji szkód. Automatycznie tworzy zadania. Realizuje powiadamianie użytkowników pojazdów, umożliwia im dostęp do zadań oraz umożliwia zarządzanie i kontrolę tych zadań. Działa na platformach: desktopowej, WWW oraz mobilnej.
Moduł Parkingi (rozszerzony)
Moduł oparty na definiowaniu obiektów, obszarów i miejsc parkingowych oraz praw właścicielskich do nich, nadawaniu praw zarzadzania określonymi miejscami przez określone osoby (operatorów Carmena). Przeznaczona do zarządzania w złożonych strukturach. Stanowi bazę do rozwiązania Parking Sharing pozwalającego na dynamiczne wykorzystywanie miejsc parkingowych do końca dnia (np. wolnych w dniu urlopu lub po wyjeździe z pracy stałego użytkownika miejsca parkingowego). Wykorzystuje aplikację WWW i Mobilną.
Moduł TAXI
Korzystanie z usług sieci taksówkowych jest alternatywą lub uzupełnieniem dla pojazdów dyspozycyjnych, szczególnie w dużych ośrodkach miejskich. Moduł umożliwia ewidencjonowanie kart TAXI i voucherów oraz importowanie faktur od dostawców usług taxi. Podczas importu faktur koszty wyjazdów TAXI przypisywane są do pracowników, kart taxi oraz MPK.
Rozliczanie ryczałtów za użytkowanie pojazdów służbowych do celów prywatnych
Rozwiązanie realizuje proces obciążania użytkowników pojazdów służbowych za użytkowanie pojazdów do celów prywatnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W zależności od przyjętego modelu, obciążenia tworzone są na podstawie umów z pracownikiem o użytkowaniu pojazdu do celów prywatnych lub na podstawie oświadczenia pracownika i historii pojazdu (przekazania i zdania). Do miesięcznego rozliczenia tworzone są raporty lub dedykowane eksporty do systemu finansowego.
Warsztat i magazyn (mały warsztat)
Adresowany jest do firm, które potrzebują zarządzać praca własnych warsztatów i gospodarka częściami zamiennymi do pojazdów w zakresie remontu pojazdów własnych. Integralna częścią rozwiązania jest magazyn części. Podstawowym elementem jest zlecenie warsztatowe związane z pojazdem. Do zlecenia wydawane są części z magazynu i przypisywana jest praca mechaników.
Jest prostszym, wymagającym mniejszych zasobów osobowych niż system Carmen WiT.
Moduł Akumulatory
To moduł zapewniający ewidencję akumulatorów, ich parametrów i przydatności do użycia, rejestrację kosztów z nim związanych oraz rejestr instalacji w pojazdach wraz z zachowaniem pełnej historii instalacji.
Carmen Multi Country
CARMEN Multi Country to wersja Carmena przystosowana do zarządzania flotami pojazdów w wielu krajach w jednym systemie. W każdym kraju może być zdefiniowanych wiele firm.
Wersja angielska
Wersja desktop pracuje w wersji polskiej i angielskiej. Wersja WWW i Mobilna może pracować w innych językach. Oznacza to, że operator Carmena może wybrać w jakim języku wyświetlają się elementy menu, opisy w oknach oraz elementy słownikowe (np. kolory nadwozia, nazwy stanowisk). Uprawnieni operatorzy odpowiadają za synchronizację słowników.
Waluty
W każdym kraju operatorzy operują w walucie jaka jest w tym kraju, posługują się własnym stawkami VAT oraz dekretują faktury we własnej walucie. Globalne raporty mogą być wykonywane w walucie rozliczeniowej (np. USD lub PLN).
Moduł Wielofirmowy
Moduł umożliwia obsługę w systemie więcej niż jednej firmy. Uprawnienia zapewniają dostęp do danych uprawnionym osobom wyłącznie w zakresie własnych pojazdów i użytkowników, a wszystkie koszty oraz rozliczenia przypisywane są do określonej firmy. Każda zarejestrowana w systemie firma może posiadać własną strukturę organizacyjną i konta księgowe.
Rozwiązanie takie pozwala na analizę wybranych firm lub całości.
Carmen WiT
CARMEN WiT, czyli Warsztat i Transport jest systemem bazującym na systemie Carmen. Jest kompleksowym narzędziem do zarządzania taborem samochodowym, pracami działu eksploatacji i warsztatami naprawczymi sprzętu eksploatacyjnego, rozliczania czasu pracy mechaników i kierowców oraz usług transportowych wewnątrz firmy oraz usług na rzecz innych przedsiębiorstw. Zintegrowany on-line z centralnymi systemami informatycznymi firmy gwarantuje natychmiastowy dostęp i wymianę danych o pracownikach, harmonogramach pracy, rozliczeniach pracowników, ruchach magazynowych i rzeczywistych kosztach eksploatacyjnych sprzętu.
Harmonogramy
System pracuje w ruchu ciągłym, 24 godziny na dobę. Dane o pracownikach pojawiają się w Carmenie natychmiast po ich wprowadzeniu lub zmianie w systemie kadrowym.
Przed rozpoczęciem miesiąca z systemu kadrowego pobierane są harmonogramy pracowników własnych firmy na następny miesiąc. Zmiany w harmonogramach wykonywane w Carmenie lub w systemie kadrowym przekazywane są w trybie on-line.
Dla pracowników firm zewnętrznych harmonogramy tworzone są wg zdefiniowanych harmonogramów wzorcowych, których Carmen ‚uczy się’ podczas pobierania harmonogramów pracowników własnych.
Pracownicy odpowiedzialni za zamawianie usług transportowych zamawiają usługi transportowe, które są akceptowane przez pracowników decyzyjnych działu eksploatacji zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacyjnymi. Efektem tego są zamówienia na sprzęt technologiczny kierowane do dyspozytorni eksploatacyjnych.
Dyspozytornie
Podstawą pracy systemu jest praca dyspozytorni eksploatacyjnych i warsztatowych. Pracują one w systemie zmianowym. W zintegrowanym oknie dyspozytorni szef zmiany (nazywany dyspozytorem) ma pełny obraz podległej mu jednostki struktury organizacyjnej na zmianie. Ma też dostęp do danych z przeszłości oraz do planowania pracy zmian z dni następnych.
Dla dyspozytorni eksploatacyjnej są to: stan osobowy na zmianie (zmiana podstawowa lub nadgodziny ze zmiany poprzedniej), stan sprzętu technologicznego (sprzęt sprawny, uszkodzony, remontowany), jednostkowe zamówienie na sprzęt technologiczny, stan realizacji zamówień na sprzęt oraz podgląd realizacji zleceń naprawczych własnego sprzętu w dyspozytorniach warsztatowych. W oknie realizowany jest przydział pracowników do sprzętu w celu realizacji zamówień i składane są zlecenia naprawcze sprzętu do dyspozytorni warsztatowych.
Dla dyspozytorni warsztatowej są to: stan osobowy na zmianie (zmiana podstawowa lub nadgodziny ze zmiany poprzedniej), planowane i realizowane zlecenia naprawcze na rzecz innych dyspozytorni, stan zleceń naprawczych (podzleceń) wykonywanych na rzecz innych dyspozytorni. W oknie realizowany jest przydział pracowników do zleceń naprawczych, zamawianie części w magazynach. Realizacja pobrań z magazynów realizowana jest automatycznie, dzięki on-linowemu połączeniu z zewnętrznym systemem magazynowym.
Dyspozytor może planować pracę na ‘otwartej’ zmianie lub zmianach następnych. W chwili zakończenia pracy zmiany wykonywany jest proces ‘zamykania’ zmiany. System kontroluje poprawność danych, w tym ilości godzin pracy pracowników na zmianie. Po ‘zamknięciu’ zmiany rozliczenia są wysyłane on-line do systemu centralnego i możliwe jest ‘otwarcie’ następnej zmiany w dyspozytorni. Dyspozytor ma możliwość obejrzenia dowolnej zmiany z przeszłości. Znajdzie tam pełny obraz pracy na tej zmianie: stany osobowe oraz zakres wykonywanych prac.
