Moduł Pojazdy

To podstawowy moduł systemu Carmen. Zadaniem modułu jest ewidencja pojazdów oraz udostępnianie w jednym miejscu danych związanych z pojazdami, także tych pochodzących z innych modułów np. historii użytkowania pojazdu, dokumentów zakupu i sprzedaży, umów leasingu i wynajmu, polis i szkód, kosztów. Umożliwia analizę i raportowanie pojazdów.

Moduł Użytkownicy

Zadaniem modułu jest ewidencja danych dotyczących pracowników oraz przedstawienie i raportowanie w jednym miejscu wszystkich danych związanych z pracownikami, m.in.: historii użytkowania pojazdów, szkód, kosztów, posiadanym wyposażeniu, wykorzystaniu pojazdów służbowych do celów prywatnych.

W zaawansowanych rozwiązaniach dane pracowników, ich przynależność do struktur firmy i nieobecności w pracy pobierane są automatycznie z systemów HR. Dzięki temu dane w systemie, raporty i analizy zawsze są poprawne (np. dekrety faktur).

Moduł Organizacja

Moduł ten odpowiada za odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy oraz przypisanie użytkowników i pojazdów do tej struktury.

Moduł Historia użytkowania. Przekazania i zdania pojazdów

Moduł odpowiada za proces przekazywania i zdawania pojazdów. Wykorzystanie aplikacji mobilnej umożliwia wykonanie operacji bezpośrednio przy pojeździe. Zarejestrowane uszkodzenia i zdjęcia stanowią uzupełnienie wykonanej operacji.

Moduł Koszty

Moduł umożliwia rejestrację ręczna lub automatyczna (importy) kosztów eksploatacji pojazdów, wg podziału na ich rodzaje wraz z odnotowaniem stanu licznika i daty/godziny operacji, określenie sposobów rozliczania VAT, rozliczania KUP/NKUP oraz raportowania tych kosztów w wielu płaszczyznach, np.: pojazdy, użytkownicy, MPK-i.

Pozwala na przygotowywanie dekretów księgowych.

Moduł Importy faktur kosztowych

Moduł realizuje importy faktur zbiorczych za paliwo, leasingi, usługi oponiarskie itp. przy pomocy dedykowanych importów, podczas których koszty przypisywane są do pojazdów, pracowników, MPK, rodzajów kosztów i kont księgowych. Operator ma także do dyspozycji import uniwersalny faktur, za pomocą którego sam może stworzyć plik i zaimportować fakturę.

Moduł Umowy (pochodzenie pojazdu)

Dzięki modułowi możemy określić pochodzenia pojazdu (np. własny, leasingowany, wynajmowany), zdefiniowanie oraz kontrolowanie stanu umów, aneksów, elementów umów oraz kosztów z nimi związanych. Umożliwia szczegółową ewidencję danych o umowie oraz wykonywanie analiz i raportów związanych z kosztami umów.

Moduł Audytorski

Moduł umożliwia określanie stanu floty w określonym dniu czy między określonymi datami. Dla wybranych pojazdów dostępne są wszystkie analizy, raporty i zestawienia.

Moduł Opony

Moduł opony umożliwia gospodarkę oponami i kontrolę ich zużycia, a także rejestrację kosztów związanych z oponami (np. zakupu, wymian, napraw).

Moduł Polisy i szkody

Moduł umożliwia rejestracją polis, kontrolą ich ważności, ewidencję szkód, kosztów z nimi związanych oraz odszkodowań. Zapewnia także rozliczanie szkód.

Moduł Oględziny i uszkodzenia

Moduł daje możliwości kontrolowania uszkodzeń pojazdów. Uszkodzenia wprowadzane są m. in. podczas przekazań pojazdu czy rejestracji szkód. Dają nam aktualny obraz stanu pojazdów. Mogą być wzbogacone o podłączone zdjęcia. Aplikacja mobilna daje możliwość wykonywania oględzin przy pojeździe, w tym wykonywanie zdjęć.

Moduł Wyposażenie

Wyposażenie, to moduł pozwalający na ewidencję wyposażenia, zarówno pojazdu (np. gaśnice, CB radio) jak i użytkownika (np. palmtop, telefon), rejestrację kosztów z nim związanych oraz kontrolę przynależności (do pojazdu lub użytkownika) wraz z zachowaniem pełnej historii. Moduł umożliwia drukowanie protokołów przekazania sprzętu, obiegówki oraz powiadomienie użytkownika, np. poprzez e-mail, o konieczności rozliczenia się z przydzielonego urządzenia.

Moduł Raporty i analizy

Umożliwia analitykę na dowolnie określonej płaszczyźnie (firma, region, mpk, pojazd, użytkownik) oraz poziomie szczegółowości. Operator do swojej dyspozycji otrzymuje raporty i analizy, w tym zaawansowane analizy na potrzeby działu finansowego. Dostępne są także zestawienia i analizy graficzne.

Moduł Karty płatnicze (flotowe i serwisowe)

Moduł umożliwia ewidencję kart płatniczych wykorzystywanych przez koncerny paliwowe do identyfikacji pojazdów podczas tankowań na stacjach paliw tych koncernów (np. ORLEN, BP, SHELL). Podczas importów danych z tych stacji koszty przypisywane są automatycznie do tych kart.

Moduł Importy zasobów

Dzięki modułowi możliwe jest zasilanie systemu danymi podstawowymi podczas procesu wdrażania, a także podczas eksploatacji systemu. Dostępne są dedykowane importy, w tym: importy danych związanych z pojazdami, m.in.: pojazdy, polisy, szkody, opony, umowy leasingu i wynajmu, pracowników, nieobecności oraz dostawców usług flotowych.

Moduł Paliwo i analityczne karty drogowe

Moduł pozwala na kontrolę kosztów, ilości i średniego zużycia paliwa oraz analizuje miesięczne przebiegi. Udostępnia szeroki wachlarz raportów i analiz dotyczących miedzy innymi tankowań weekendowych, urlopowych, niezgodnych z rodzajem paliw przypisanych do pojazdu oraz wykonywaniu analiz ilościowych zakupionego paliwa.

Moduł Ochrona środowiska

Moduł umożliwia rozliczenie emisji spalin wg stawek określonych w Dzienniku Ustaw.

Moduł Certyfikaty przypominacze

Moduł umożliwia, w sposób zautomatyzowany lub manualny, przypominanie o zbliżających się terminach, np. badania technicznego, przeglądu okresowego, kończącej się ważności polisy itp.

Moduł Wiadomości

Moduł umożliwia bezpośrednie mailowanie do wyróżnionych pracowników czy użytkowników pojazdów oraz wysyłanie wiadomości mailowych w zastępstwie protokołów wydania czy zwrotu pojazdu, wyposażenia.

Moduł Dokumenty

Umożliwia rejestrację dokumentów, w tym dokumentów użytkownika i pojazdu, wraz z określeniem ich ważności oraz podłączeniem plików. Możliwe jest podłączanie dokumentacji w postaci plików (PDF, XLS, DOC, zdjęcia) w celu późniejszego wykorzystania.

Moduł Nieobecności

Moduł umożliwia ewidencję nieobecności pracowników. Nieobecności mogą być dodawane, importowane lub pobierane automatycznie z systemu HR (dla rozwiązań z automatycznym pobieraniem). Nieobecności są wykorzystywane do raportowania kosztów (w tym tankowań) podczas nieobecności.

Moduł Badania/Szkolenia

Moduł umożliwia ewidencję i planowanie badań/szkoleń pracowników, przypomina osobom odpowiedzialnym za badania i szkolenia o konieczności dokonania kolejnych. Umożliwia wysyłanie powiadomień do pracowników o zbliżających się terminach. Dzięki konfiguracji  informuje o potrzebach i brakach badań/szkoleń wymaganych do użytkowania określonych pojazdów.

Moduł Mandaty

Moduł umożliwia ewidencję mandatów, realizuje proces powiadamiania pracowników oraz komunikację z organami odpowiedzialnymi za wystawianie mandatów.

Moduł Parkingi

Moduł umożliwia ewidencjonowanie miejsc parkingowych firmy (np. w garażach biurowców) oraz rejestrowanie historii użytkowania tych miejsc na potrzeby pracowników, pojazdów czy struktur organizacyjnych firmy. Możliwe jest także przechowywanie planów obiektów.

Moduł Limity

Moduł umożliwia  określanie limitów miesięcznych i rocznych np. limit na ilość litrów paliwa czy wybranych kosztów (np. płynów do spryskiwaczy czy paliwa), przejechanych km dla pojazdów oraz użytkowników pojazdów, a następnie szybkie wyszukiwanie przekroczeń.

Moduł Rozliczenia ustawowe i dedykowane

Moduł umożliwia wykonywanie rozliczeń ustawowych (np. obciążenia za użytkowanie pojazdów służbowych do celów prywatnych) oraz określanie limitów (np. limit na ilość litrów paliwa, przejechane km) użytkownikom pojazdów, a następnie generowanie obciążeń.

Moduł Planowanie wymiany pojazdów

Moduł umożliwia przeprowadzenie symulacji wymiany pojazdów na podstawie wcześniej określonych kryteriów, np. przewidywany przebieg względem czasu użytkowania.

Moduł Oferty zakupu/wynajmu i zamówienia pojazdów

Moduł umożliwia rejestrację i ocenę ofert zakupu/wynajmu pojazdów oraz tworzenie zamówień zakupu /wynajmu.  Daje to możliwość zamknięcia procesu: potrzeba nowego pojazdu -> oferty -> zamówienie -> zakup/leasing/wynajem -> użytkowanie pojazdu -> sprzedaż/zakończenie leasingu-wynajmu.

Możliwe jest tworzenie dokumentów zamówień na podstawie własnych wzorców dokumentów.

Moduł Budżet

Moduł umożliwia zaplanowanie oraz kontrolowanie realizacji założeń budżetowych w oparciu o pojazdy oraz MPK. Konfiguracja modułu zapewnia kontrolowanie wybranych kosztów oraz precyzyjne raportowanie.

Moduł Oświadczenia

Moduł umożliwia ewidencję i kontrolowanie oświadczeń pracowników wymaganych do użytkowania określonych pojazdów.  Dzięki konfiguracji informuje o potrzebach i brakach oświadczeń.

Moduł ADO/RODO

Moduł Administracja Danymi Osobowymi spełnia wymagania rozporządzenia MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, w szczególności § 7 ww. rozporządzenia jak również dyrektywie unijnej RODO pod kątem przetwarzania danych osobowych.

Moduł Uprawnienia

Moduł uprawnień umożliwia precyzyjne przypisanie praw Operatorom systemu (podgląd, dodawanie, usuwanie, edytowanie) do wybranych elementów tematycznych (np. pojazdy, polisy, szkody) oraz do zasobów (np. pracownicy i pojazdy).

Charakteryzuje go, typowy dla systemu Carmen, intuicyjny i przyjazny interfejs, w którym zastosowano szereg nowatorskich rozwiązań umożliwiających łatwe wprowadzanie danych oraz szybki dostęp do wybranych informacji. Możliwość pracy na wielu widokach, dająca jednoczesny dostęp do wielu modułów oraz opcji dodawania, podglądania i edytowania danych. Wykonywanie operacji grupowych, które usprawnia i przyspiesza pracę, zwłaszcza w przypadku modyfikacji danych. Szerokie możliwości konfiguracyjne oraz tworzenie profili umożliwiające dostosowanie zawartości widoków oraz sposobu wyświetlania informacji do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika systemu a automatyczna kontrola statusów eliminuje błędy ludzkie podczas wprowadzania newralgicznych danych.